Általános tájékoztató a bizonyítványnyomtatványok használatáról

Köznevelési nyomtatványok engedélyezése

Az Oktatási Hivatal gondoskodik a bizonyítványnyomtatványok, valamint az azok kiállításának alapjául szolgáló nyomtatványok engedélyezésének előkészítéséről és a bizonyítványok előállításáról. Ennek keretében jóváhagyja a bizonyítványnyomtatványokat és a kiállításuk alapjául szolgáló nyomtatványokat, engedélyezi előállításukat és forgalomba hozatalukat, továbbá jóváhagyja a kötelező tanügyi nyilvántartást felváltó elektronikus adatnyilvántartást.

Az iskolában csak olyan bizonyítványnyomtatvány, valamint bizonyítvány kiállításhoz szükséges nyomtatvány alkalmazható amelyet az oktatásért felelős miniszter, szakképesítést tanúsító bizonyítvány esetén a szakképzésért és felnőttképzésért felelős miniszter jóváhagyott.

A bizonyítványnyomtatvány és a bizonyítvány kiállításának alapjául szolgáló nyomtatvány előállításához, forgalmazásához az oktatásért felelős miniszter, szakképesítést tanúsító bizonyítvány esetén a szakképzésért és felnőttképzésért felelős miniszter engedélye szükséges.

Az iskolai nyomtatványok – az év végi bizonyítvány és az állami vizsga teljesítéséről kiállított bizonyítvány kivételével – elektronikus úton is elkészíthetők és tárolhatók. Fontos, hogy a bizonyítvány kiállításának alapjául szolgáló nyomtatványt ebben az esetben is elő kell állítani nyomtatott formában, és meg kell őrizni.

Kérjük, hogy az elektronikus úton elkészített és tárolt nyomtatványok esetében fokozott figyelmet fordítsanak a személyiségi, adatvédelmi és biztonságvédelmi követelmények megtartása.

Köznevelési nyomtatványok kezelése

Az iskola az üres bizonyítványnyomtatványokat, tanúsítványnyomtatványokat köteles zárt helyen úgy elhelyezni, hogy ahhoz csak az igazgató vagy az általa megbízott személy férhessen hozzá. (20/2012. EMMI R.115. § (1) bekezdés).

Az iskola nyilvántartást vezet (20/2012. EMMI R.115. § (3) bekezdés):

  • az üres bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról;
  • a kiállított és kiadott bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról;
  • az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról, tanúsítványokról.

Köznevelési nyomtatványok megsemmisítése, érvénytelenítése, megsemmisülése, elvesztése

Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványok, tanúsítványok esetében 20/2012. EMMI R. által előírt eljárásrend aszerint különbözik, hogy

  • üres, azaz korábban fel nem használt bizonyítványnyomtatvány, tanúsítvány vagy
  • egy, az arra jogosult intézmény által korábban jogszerűen, érvényesen kiállított bizonyítvány, tanúsítvány

elvesztéséről vagy megsemmisüléséről van szó.

Emellett különbséget kell tenni aszerint is, hogy a bizonyítvány megsemmisült vagy megsemmisítették.

A „megsemmisült” kifejezés nem értelmezhető kiterjesztően, mivelhogy az - ellentétben a jegyzőkönyv által utókövethető „megsemmisítéssel”, mint tudatos cselekvéssel- csak a történést foglalja magába.

Ennek értelmében elkülöníthető szabályok vonatkoznak a bizonyítványok (tanúsítványok) megsemmisítésére (pl. névváltozás vagy hibás adat miatt, valamint a használatból kivont üres, elavult bizonyítványok, tanúsítványok esetén), illetve megsemmisülésére (megsemmisült üres bizonyítványnyomtatvány).

A bizonyítvány, tanúsítvány megsemmisítésére akkor kerül sor, ha

  • a bizonyítványt, tanúsítványt az iskola elrontotta és az nem helyesbíthető (20/2012. EMMI R.115. § (2) bekezdés)
  • bizonyítvány, tanúsítvány kicserélésére kerül sor (20/2012. EMMI R.115. § (2) bekezdés)
  • a névváltozás miatt kiadott bizonyítványmásodlat esetén az eredeti bizonyítványt a tulajdonosa nem kérte vissza (20/2012. EMMI R.113. § (2) bekezdés)

Az érvénytelenítés az „ÉRVÉNYTELEN" felirat alkalmazásával vagy iratlyukasztóval történő kilyukasztással történhet.

Megsemmisítésen a nyomtatvány végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele vagy törlése értendő,  továbbá megsemmisítés alatt értendő az összezúzás, darálás, roncsolás és/vagy égetés.

A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell

  • a megsemmisítő intézmény nevét, címét, OM azonosítóját;
  • a megsemmisített bizonyítványok, tanúsítványok egyedi azonosításhoz szükséges sorszámait (pl. A.tü 500 P44L 014 269);
  • a megsemmisítés időpontját.

A fentiek szerint megsemmisített bizonyítványnyomtatványok, tanúsítványok megsemmisítéséről nem kell miniszteri közleményt közzétenni. A megsemmisítésről felvett jegyzőkönyveket az iskola köteles megőrizni.

A közleményt a minisztérium hivatalos lapjában kizárólag

  • az üres állapotban elveszett (a kitöltetlen, ezáltal nem jogszerű felhasználásra, visszaélésre alkalmas) vagy
  • az üres és megsemmisült bizonyítványnyomtatványok, tanúsítványok

érvénytelenségéről kell megjelentetni.

Az üres (még ki nem töltött) és elveszett vagy üres és megsemmisült bizonyítványnyomtatványokról, tanúsítványokról adatot kell szolgáltatni az Oktatási Hivatal felé, abból a célból, hogy ezekről az oktatásért felelős miniszter közleményt adjon ki. (20/2012. EMMI R. 116. §)

A közzétételt az az intézmény kezdeményezi, amely a szigorú számadású nyomtatványokat (bizonyítvány, tanúsítvány) kezelte.

A közzétételére vonatkozó hivatalos levelet az elveszett, megsemmisült üres bizonyítványokról és tanúsítványokról az Oktatási Hivatal Tanügy-igazgatási és Köznevelési Hatósági Főosztályának kell megküldeni (1055 Budapest, Szalay u. 10-14.)

Kérjük, hogy a levél az alábbi adatokat tartalmazza:

  1. az adott bizonyítványnyomtatvány, tanúsítvány egyedi azonosításához szükséges adatokat és
  2. az érvénytelenség időpontját.

Az érvénytelenség időpontja alatt az elvesztés vagy az elvesztés észlelésének napja, illetőleg a megsemmisülés (vagy ennek észlelése) napja értendő.

Az intézmény kezdeményezése alapján az Oktatási Hivatal előkészíti az érvénytelenségről szóló közzétételt az oktatásért felelős minisztérium hivatalos lapjában.

Üres, elavult bizonyítványok esetén követendő eljárás

Azokat az üres bizonyítványokat, amelyek felhasználása a továbbiakban jogszabályváltozás miatt nem lehetséges (pl. a közoktatásról szóló, többször módosított 1993. évi LXXIX. törvény alapján készült, vagy a szakközépiskola szakgimnázium lett), jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni vagy érvényteleníteni. A megsemmisítés dokumentációját a kiállító szerv köteles megőrizni.

A bizonyítványok/nyomtatványok javítása kapcsán a már megnyitott bizonyítványok esetében lehetőség van a javításra a belíven, a külíven történő javítás azonban nem lehetséges.

A mindenkori változásoknak megfelelően, a miniszter által jóváhagyott,a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény. 57. § (5) bekezdése alapján,az új bizonyítványnyomtatványok használata kötelező, a régiek pedig bevonásra kell kerüljenek.

Bizonyítványmásodlat kiállításának bejelentése

A köznevelés rendszerében kiállított bizonyítványmásodlat az eredeti okirat pótlására szolgáló, a törzslap tartalmával megegyező, a kiállításának időpontjában hitelesített irat. (20/2012. EMMI R. 114. § (1) bekezdés)

Nem szükséges minden másodlat kiállítását bejelenteni az Oktatási Hivatal felé, így például amennyiben elveszett bizonyítvány vagy tanúsítvány miatt állították ki másodlatot, azt nem kell bejelenteni.

Ha egy kiállított (ideértve a megnyitott bizonyítványt is) vagy kiadott érvényes bizonyítvány elveszett vagy megsemmisült, a tulajdonosa (kiskorú esetén a törvényes képviselője) kérheti annak pótlását. A pótlásra szolgáló másodlat készítését az eredeti bizonyítványt kiállító iskola vagy jogutódja, az iskola jogutód nélküli megszűnése esetén az végzi, akinél a megszűnt iskola iratait elhelyezték (a továbbiakban együtt: kiállító szerv).

Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványról – kérelemre – a törzslap alapján bizonyítványmásodlat állítható ki. A bizonyítványmásodlatért a külön jogszabályban meghatározottak szerint illetéket kell leróni. (20/2012. EMMI R. 96. § (6) bekezdés)

Bizonyítványmásodlat kiadása esetén a törzslapon fel kell tüntetni a kiadott másodlat iktatószámát, a kiadás napját, továbbá azt, ha az eredeti bizonyítványt megsemmisítették vagy érvénytelenné nyilvánították.

Amennyiben az eredeti érettségi bizonyítvány, szakképesítő bizonyítvány szerepel az Oktatási Hivatal vagy a szakképzésért és felnőttképzésért felelős miniszter által kijelölt szervezet által vezetett központi nyilvántartásában, az eredeti bizonyítvány megsemmisítéséről, érvénytelenné nyilvánításáról és a másodlat kiadásáról a központi nyilvántartás vezetőjét értesíteni kell. A bizonyítványokról, az érettségi és a szakképesítő bizonyítványokról másodlatot engedélyezett, sorszámozott bizonyítványnyomtatványon nem lehet kiállítani. (20/2012. EMMI R. 114. § (3) - (4) bekezdés)

Az érettségi bizonyítvány/tanúsítvány másodlatának kiállítását csak akkor kell bejelenteni az Oktatási Hivatalnak a 20/2012. EMMI R. 114. § (3) bekezdése szerint, ha az eredeti bizonyítvány/tanúsítványt megsemmisítették vagy érvénytelenné nyilvánították, ez pedig a 113. § (2) bekezdés szerint névváltozás esetén fordul elő.

  • Az Oktatási Hivatal vezeti a 1998 utáni érettségi vizsgákról a Központi Érettségi Bizonyítvány, Tanúsítvány és Törzslapkivonat nyilvántartást. A nyilvántartásban szereplő bizonyítványokkal kapcsolatosan áll fenn a kiállító szerv tájékoztatási kötelezettsége az Oktatási Hivatal felé másodlat kiadása, bizonyítvány érvénytelenné nyilvánítása vagy megsemmisítése esetén.
  • A Pest Megyei Kormányhivatal vezeti a 2010. január 29-ét követően kiállított OKJ-s bizonyítványok (szakképesítő bizonyítványok) nyilvántartását (Országos Törzslapnyilvántartás). A nyilvántartásban szereplő szakképesítő bizonyítványokkal kapcsolatosan áll fenn a kiállító szerv tájékoztatási kötelezettsége a Pest Megyei Kormányhivatal felé másodlat kiadása, bizonyítvány érvénytelenné nyilvánítása vagy megsemmisítése esetén.

A 20/2012. EMMI R. a korábban érvényesen kiállított (kiadott) bizonyítvány elvesztése, megsemmisülése esetére nem ír elő közzétételi kötelezettséget a minisztérium hivatalos lapjában.

Ha a kiállító szerv a korábban érvényesen kiállított, vagy jogszerűen kiállítani megkezdett (“megnyitott”) bizonyítványokat, tanúsítványokat elrontja, és a hibás bejegyzés nem helyesbíthető; vagy ha pl. névváltozás esetén a tulajdonos nem tart igényt az érvénytelenített eredeti bizonyítványra, az intézménynek vagy

  • a 20/2012. EMMI R. 115. § (2) bekezdése alapján kell eljárnia, azaz az elrontott és nem helyesbíthető, továbbá a kicserélt bizonyítványról jegyzőkönyvet készít, és a bizonyítványt megsemmisíti, vagy
  • a 20/2012. EMMI R. 113. § (2) bekezdése alapján a régi névre kiállított eredeti bizonyítványt megsemmisíti vagy érvényteleníti, melyről ugyancsak jegyzőkönyvet vesz fel.

Az okiratok javítása akkor szabályos, ha a nyomtatványon vagy a bizonyítványban szereplő javítandó szót, számot, adatot stb. egy vonallal áthúzzák, olyan módon, hogy az eredeti bejegyzés (szó, szám, adat stb.) olvasható marad. Ezt követően a helyes szót, számot, adatot fel kell vezetni a nyomtatványra, feltüntetni a javítás dátumát (keltezés), valamint aláírással és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. (20/2012 EMMI R. 113. § (1) bekezdés)

Vonatkozó jogszabályok

  • a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény 57. § (5) - (6) bekezdése, 77. § (2) bekezdése;
  • az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 10. §-a;
  • a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 115. § - 116. §-ai