Tájékoztatás az OKTIG-ben tárolt személyes adatok kezeléséről

Az Oktatási Igazolványok Intézményi Adminisztrációs Rendszerében (a továbbiakban: OKTIG) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. § szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja:

Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (2) bekezdésének megfelelően
a) a természetes személy oktatási nyilvántartásban kezelt személyes adatainak azonosítás, ellenőrzés, az adat pontosítása, időszerűségének biztosítása céljából való megfeleltetése az adatokat nyilvántartó szerv adataival;
b) a szakrendszeri nyilvántartások ágazati működtetése, ennek keretében a szakrendszeri nyilvántartásokban kezelt - törvény eltérő rendelkezése hiányában - az oktatási azonosító szám útján megszemélyesített
ba) adatok elektronikus ügyintézés szerinti egységes adatszolgáltatásának, információátadásának megteremtése,
bb) adatoknak - személyes azonosításra alkalmatlan módon - megvalósuló összekötése, rendszerezése;
bc) adatok statisztikai célú, tudományos kutatás céljára történő felhasználása.

Az adatkezelés jogalapja:

Jogszabályon alapuló adatkezelés, az Onytv. 4. §, a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (a továbbiakban: Nktv.) 46. § (20) és 63. § (4) bekezdései, az egységes elektronikuskártya-kibocsátási keretrendszerről szóló 2014. évi LXXXIII. törvény (a továbbiakban: NEKtv.) 19. §-a.

Az adatkezelésre jogosult személye:

Oktatási Hivatal az oktatási igazolványokról szóló 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet 8. § (1) bekezdése alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

A NEKtv. 19. § alapján:

a) a kártyafelhasználó kártyán szereplő személyazonosító adatai,
b) a kibocsátott elsődleges kártya egyedi azonosítói,
c) a kártyakibocsátás és kártyaelőállítás során végrehajtott valamennyi adatkezelési művelet ténye és ideje,
d) a kártya kibocsátásának, érvényességének dátuma,
e) a kiadott, bevont és érvénytelenített elsődleges kártyák egyedi azonosítói,
f) a kártya bevonásának oka, ténye és ideje, valamint
g) a kártyafelhasználóra vonatkozó, a kibocsátási célt képező jogosultság vagy tény fennállására vonatkozó adat.

Az Onytv. 4. melléklete alapján:

a) a jogosult oktatási azonosítója,
b) a jogosult igazolványon szereplő családi és utóneve,
c) a jogosult képzésének munkarendje,
d) a jogviszonyt igazoló intézmény neve, rövidített neve és települése,
e) oktatási igazolvány egyedi azonosítója,
f) az oktatási igazolvány nemzeti egységes kártyarendszer szerinti azonosítója,
g) az oktatási igazolvány érvényessége,
h) a kiadott érvényesítő matrica sorszáma.

Az Nktv. 46. § (20) bekezdése szerint:

A KIR adatkezelője a diákigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a köznevelési intézmény adatait, a diákigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.

Az Nktv. 63. § (3) bekezdése szerint:

A KIR adatkezelője a pedagógusigazolvány igényléséhez és előállításához szükséges személyes adatokat, a pedagógusigazolvány egyedi azonosítóját, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, valamint a jogosultság ellenőrzéséhez és nyilvántartásához szükséges további, személyes adatnak nem minősülő adatot tartalmazó nyilvántartást vezet.

Igényléshez és előállításhoz szükséges személyes adatok:

a) viselt név,
b) születési név,
c) anyja születési neve,
d) születési hely,
e) születési idő,
h) lakcímadatok,
l) oktatási azonosító szám,

Az adatok forrása:

Az Onytv. 6. § (1) bekezdése alapján a köznevelési és felsőoktatási feladatokat ellátó intézmény, a jegyző, a közneveléssel és felsőoktatással összefüggő igazgatási, ellenőrzési tevékenységet végző közigazgatási szerv és az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában közreműködő intézményfenntartók, intézmények adatokat szolgáltatnak az oktatási nyilvántartásba.

Az Nktv. 46. § (13) bekezdése szerint az iskola a tanuló kérelmére diákigazolvány kiadását kezdeményezi a KIR adatkezelőjénél.

Az Nktv. 63. § (3) bekezdése szerint a munkáltató a pedagógus-munkakörben, a pedagógiai előadó és pedagógiai szakértői munkakörben, továbbá a szabadidő-szervező munkakörökben foglalkoztatottak részére - kérelemre - pedagógusigazolvány kiadását kezdeményezi a központi adatszolgáltatásra alkalmas rendszeren keresztül a KIR adatkezelőjénél. Az e munkakörökből nyugállományba vagy korhatár előtti ellátásba helyezett személyek részére az utolsó munkáltató kezdeményezi a pedagógusigazolvány kiadását az OKTIG rendszerben.

Az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 6. pontja szerint a hallgató vagy a hallgató kérelmére a felsőoktatási intézmény diákigazolvány kiadását kezdeményezi a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervnél. A felsőoktatási intézménynek a hallgató kérelmét a bejelentéstől számított nyolc napon belül kell továbbítania a felsőoktatási rendszer működéséért felelős szerv részére a szerv által meghatározott módon.

Az adatkezelés időtartama:

Az Onytv. rendelkezéseivel összhangban, valamint az Infotv. 5. § (5) bekezdése alapján a ONY-ban tárolt személyes adatok kezelését az Oktatási Hivatal háromévente vizsgálja felül.

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések:

Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszere, alrendszere személyes adatai célhoz kötötten egymás között átadhatók.

A NEKTv. 16. § (4) bekezdése alapján, a kártya megszemélyesítése céljából a kártyakibocsátó a működtető rendelkezésére bocsátja a kártyafelhasználó NEK központi nyilvántartásba vételéhez szükséges, természetes személyazonosító adatait, a kérelmező lakcímét, oktatási azonosító számát, intézményi adatait.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei:

Az Oktatási Hivatal az OKTIG-ban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

Az OKTIG-ba az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult tájékoztatást kérni, valamint adatainak helyesbítését, korlátozását, az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.

Az OKTIG-ban vezetett adat helyesbítésére, továbbá korlátozására az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.

A kérelem az OKTIG-ban kezelt személyes adatok tekintetében az igazolvany@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.

Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan oktatási igazolvány adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.

Az adatokról szóló tájékoztatás, az adatok helyesbítése, korlátozása minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5).

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem:

Az Oktatási Hivatal gondoskodik az OKTIG-ban tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.

Nyomtatás