Tájékoztatás a KIR személyi nyilvántartásban tárolt személyes adatok kezeléséről

A köznevelés információs rendszerének (a továbbiakban: KIR) tanulói és alkalmazotti nyilvántartásaiban (a továbbiakban: személyi nyilvántartás) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. §, szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja: Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (1) bekezdésének megfelelően a közneveléssel kapcsolatos állami hatáskörök gyakorlásához, a nemzetgazdasági szintű tervezéshez, továbbá a köznevelésben részt vevők jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez, az adatbiztonság biztosításához szükséges adatokat központi nyilvántartásban kell kezelni.

Az adatkezelés jogalapja: Törvényen alapuló adatkezelés, az Onytv. 4. § (1) bekezdés a) pontja, illetve a (2) bekezdés a), b) pontja, valamint az 5. § (2) bekezdés 1-2., valamint 6-9. pontja alapján, figyelemmel a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) és e) pontjában foglaltakra, valamint a különleges adatok esetében a GDPR 9. cikk (2) bekezdés g) pontjában foglaltakra.

Az adatkezelésre jogosult személye: Az Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § c) pont és a 3/C. § alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:
1) A tanulói nyilvántartás (Onytv. 1. melléklet I. alcíme alapján)
A tanulói nyilvántartás a gyermek, tanuló alábbi személyes adatait tartalmazza:
a) oktatási azonosító számát, adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét,
b) sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét, hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetének tényét és hatályát,
c) jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy magántanuló-e, tanköteles-e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét,
d) jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét, valamint megszűnés esetén annak tényét, hogy az érintett az adott köznevelési intézményben szerzett-e iskolai végzettséget, szakképesítést,
e) nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját,
f) jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot,
g) nevelésének, nevelés-oktatásának helyét,
h) felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat,
i) évfolyamát,
j) melyik évfolyamon, mely országban vett részt az Nkt.-ban szabályozott határon túli kiránduláson.

2) Az alkalmazotti nyilvántartás (Onytv. 1. melléklet II. alcíme alapján)
Az alkalmazotti nyilvántartás az alkalmazott alábbi személyes adatait tartalmazza:
a) oktatási azonosító számát,
b) végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, az oklevél számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, szakképzettség, a pedagógus-szakvizsga, tudományos fokozat megszerzésének idejét,
c) munkaköre megnevezését,
d) munkáltatója nevét, címét, valamint OM azonosítóját,
e) munkavégzésének helyét,
f) jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét,
g) vezetői beosztását,
h) besorolását,
i) jogviszonya, munkaviszonya időtartamát,
j) munkaidejének mértékét,
k) tartós távollétének időtartamát,
l) elektronikus levelezési címét,
m) előmenetelével, pedagógiai-szakmai ellenőrzésével, pedagógus-továbbképzési kötelezettségének teljesítésével kapcsolatos adatok közül
ma) a szakmai gyakorlat idejét,
mb) akadémiai tagságát,
mc) munkaidő-kedvezményének tényét,
md) minősítő vizsgájának kinevezési okmányban, munkaszerződésben rögzített határidejét,
me) minősítő vizsgájának, minősítő eljárásra történő jelentkezésének időpontját, a minősítő vizsga és a minősítési eljárás időpontját és eredményét,
mf) az alkalmazottat érintő pedagógiai-szakmai ellenőrzés időpontját, megállapításait.

Az adatok forrása: Az Onytv. 6. § (1) bekezdése és a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény végrehajtásáról rendelkező 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet 2. §, illetve 14-18. §-ai alapján a KIR személyi nyilvántartásba az adatokat a köznevelési intézmények képviselői szolgáltatják.

Az adatkezelés időtartama: Az Onytv. rendelkezéseivel összhangban, valamint az Infotv. 5. § (5) bekezdése alapján a KIR személyi nyilvántartásban tárolt személyes adatok kezelését az Oktatási Hivatal háromévente vizsgálja felül.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei: Az Oktatási Hivatal a KIR személyi nyilvántartásban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.
A KIR személyi nyilvántartásba az érintett – saját adatai tekintetében – jogosult betekinteni, valamint az érintett a köznevelési információs rendszerben tárolt adatainak helyesbítését, – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – zárolását, törlését az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.
A KIR személyi nyilvántartásban vezetett adat helyesbítésére, továbbá – a kötelező adatkezelés kivételével – zárolására és törlésére az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.
A kérelem a KIR személyi nyilvántartás tekintetében az adatszolgaltatas@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.
Adatkezelő szerv: Oktatási Hivatal
Szervezeti egység neve: Köznevelési Nyilvántartási Főosztály
Szervezeti egység címe: 1055 Budapest, Szalay u. 10-14.
Szervezeti egység vezetője: Urbán Ferenc Ábel főosztályvezető
Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.
Az adatkezelés korlátozására, illetve az adatok törlésére csak akkor kerülhet sor, ha az Infotv. 19- 20. §-aiban meghatározott feltételek valamelyike fennáll.
Az információs rendszerbe történő betekintés, illetve az adatok helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.
Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5).

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések: Az Infotv. 5. § (1) bekezdés b) pontja, valamint a (3) bekezdés, valamint a GDPR rendelkezéseivel összhangban a KIR személyi nyilvántartásból személyes adatokra vonatkozó adattovábbítás az alábbi jogszabályi felhatalmazása alapján történhet.

• Az Onytv. 3. § (3) bekezdése alapján a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerv részére azonosítás, ellenőrzés és pontosítás céljából;
• az Onytv. 3. § (4) bekezdése alapján a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény 10/A. § (2) bekezdése szerinti azonosítók képzésére jogosult adatkezelő részére adategyeztetés céljából;
• az Onytv. 7. § (1) bekezdés alapján a tanulói jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás jogszerű igénybevételének megállapítása céljából a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére, valamint a tanítási órától vagy az iskola által szervezett kötelező foglalkozástól való távolmaradás jogszerűségének ellenőrzése céljából a rendőrség részére;
• az Onytv. 7. § (2) bekezdés alapján az óvodai nevelésben részvételre kötelezett gyermek esetében a jegyző részére, abból a célból, hogy gondoskodjon az óvodai nevelésben részvételre kötelezettek nyilvántartásáról, valamint a tanköteles gyermek, tanuló esetében a köznevelési hatóság részére;
• az Onytv. 7. § (4) bekezdése alapján annak a köznevelési intézménynek, amellyel a gyermek, tanuló jogviszonyban áll, és amely az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott iskolaadminisztrációs rendszert használ, adategyeztetés céljából;
• az Onytv. 7. § (5) bekezdése alapján az országos egészségbiztosítási szerv részére a társadalombiztosítási azonosító jel hitelesítése céljából;
• az Onytv. 7. § (6) bekezdése alapján a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére;
• az Onytv. 7. § (8) bekezdése alapján annak a köznevelési intézménynek, amellyel az alkalmazott, óraadó jogviszonyban áll, és amely az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott iskolaadminisztrációs rendszert használ, adategyeztetés céljából;
• az Onytv. 1. melléklet 1. pontja és a hivatalos statisztikáról szóló 2016. évi CLV. törvény 28. § alapján a hivatalos statisztikai szolgálat számára a statisztikai cél előzetes igazolása alapján statisztikai felhasználás céljára;
• az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 4. § (3) bekezdése és a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény 261. § alapján az ügyészség megkeresésére;
• a rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 91/C. § (1) bekezdése alapján a rendőrség részére; a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény 261. § alapján a nyomozó hatóság megkeresésére;
• a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény 261. § alapján a bíróság megkeresésére;
• a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 40. § (1) bekezdése alapján a nemzetbiztonsági szolgálatok részére.

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem: Az Oktatási Hivatal gondoskodik a KIR személyi nyilvántartásban tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.
Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.