Tájékoztatás a KIR személyi nyilvántartásban tárolt személyes adatok kezeléséről

A köznevelés információs rendszerének (a továbbiakban: KIR) tanulói és alkalmazotti nyilvántartásaiban (a továbbiakban: személyi nyilvántartás) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelet (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. §. szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja: Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (1) bekezdésének megfelelően a közneveléssel kapcsolatos közfeladatok ellátásához, az érintettek jogai gyakorlásának és kötelezettségei teljesítésének támogatásához, a nemzetgazdasági szintű tervezés megalapozásához, illetve az adatbiztonság biztosításához szükséges adatokat központi nyilvántartásban kell kezelni.

Az adatkezelés jogalapja: Törvényen alapuló adatkezelés, az Onytv. 4. § (1) bekezdés a) pontja, illetve a (2) bekezdés a), b) pontja, valamint a 3/A. § (2) bekezdés 1. pont a)-b) alpontja, valamint f)-g) alpontja alapján, figyelemmel a GDPR 6. cikk (1) bekezdés  e) pontjában foglaltakra, valamint a különleges adatok esetében a GDPR 9. cikk (2) bekezdés g) pontjában foglaltakra.

Az adatkezelésre jogosult személye: Az Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § c) pont és a 3/C. § alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:
1) A tanulói nyilvántartás (Onytv. 1. melléklet I. alcíme alapján)
A tanulói nyilvántartás a gyermek, tanuló alábbi személyes adatait tartalmazza:
a) oktatási azonosító számát, társadalombiztosítási azonosító jelét,
b) sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét, hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetének tényét és hatályát,
c) jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy egyéni munkarenddel rendelkezik-e, tanköteles-e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét,
d) jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét, valamint megszűnés esetén annak tényét, hogy az érintett az adott köznevelési intézményben szerzett-e iskolai végzettséget, szakképesítést,
e) nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját,
f) jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot,
g) nevelésének, nevelés-oktatásának helyét,
h) felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat,
i) évfolyamát,
j) melyik évfolyamon, mely országban vett részt az Nkt.-ban szabályozott határon túli kiránduláson,
k) annak tényét és időtartamát, hogy a tanuló igénybe vette vagy veszi a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény szerinti tanoda szolgáltatásait,
l) melyik évfolyamon, mely országban vett részt külföldi tanulmányúton,
m) annak tényét és idejét, hogy az egyéni munkarendben tanuló neki felróható okból két alkalommal nem jelent meg az osztályozó vizsgán, vagy két alkalommal nem teljesítette a tanulmányi követelményeket.

2) Az alkalmazotti nyilvántartás (Onytv. 1. melléklet II. alcíme alapján)
Az alkalmazotti nyilvántartás az alkalmazott alábbi személyes adatait tartalmazza:
a) oktatási azonosító számát,
b) végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, az oklevél számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, szakképzettség, a pedagógus-szakvizsga, tudományos fokozat megszerzésének idejét,
c) munkaköre megnevezését és időtartamát,
d) munkáltatója nevét, címét, valamint OM azonosítóját,
e) munkavégzésének helyét,
f) jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét,
g) vezetői beosztását,
h) besorolását,
i) jogviszonya, munkaviszonya időtartamát,
j) munkaidejének mértékét,
k) tartós távollétének időtartamát,
l) elektronikus levelezési címét,
m) előmenetelével, pedagógiai-szakmai ellenőrzésével, pedagógus-továbbképzési kötelezettségének teljesítésével kapcsolatos adatok közül
ma) a szakmai gyakorlat idejét,
mb) akadémiai tagságát,
mc) munkaidő-kedvezményének tényét,
md) minősítő vizsgájának kinevezési okmányban, munkaszerződésben rögzített határidejét,
me) minősítő vizsgájának, minősítő eljárásra történő jelentkezésének időpontját, a minősítő vizsga és a minősítési eljárás időpontját és eredményét,
mf) az alkalmazottat érintő pedagógiai-szakmai ellenőrzés időpontját, megállapításait.

Az adatok forrása: Az Onytv. 6. § (1) bekezdése és a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet 2. §, illetve 14-18. §-ai alapján a KIR személyi nyilvántartásba az adatokat a köznevelési intézmények képviselői szolgáltatják.

Az adatkezelés időtartama: Az Onytv. 3/B. §-a alapján törvény eltérő rendelkezése hiányában az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban szereplő személy adatait az oktatási nyilvántartásba történő legelső bejegyzést követő nyolcvanadik év utolsó napjával, elhunyt személy esetén a halál tényének az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv tudomására jutásától számított ötödik év utolsó napjával törli.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei: Az Oktatási Hivatal a KIR személyi nyilvántartásban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.
A KIR személyi nyilvántartásba az érintett – saját adatai tekintetében – jogosult betekinteni, valamint az érintett a köznevelési információs rendszerben tárolt adatainak helyesbítését, – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – zárolását, törlését az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.
A KIR személyi nyilvántartásban vezetett adat helyesbítésére, továbbá – a kötelező adatkezelés kivételével – zárolására és törlésére az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.

A kérelem a KIR személyi nyilvántartás tekintetében az adatszolgaltatas@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.
Adatkezelő szerv: Oktatási Hivatal
Szervezeti egység neve: Köznevelési Nyilvántartási Főosztály
Szervezeti egység címe: 1055 Budapest, Szalay u. 10-14.
Szervezeti egység vezetője: Urbán Ferenc Ábel főosztályvezető

Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.
Az adatkezelés korlátozására, illetve az adatok törlésére csak akkor kerülhet sor, ha a GDPR 16., 17. cikkében meghatározott feltételek valamelyike fennáll.
Az információs rendszerbe történő betekintés, illetve az adatok helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.
Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.).

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések: Az Infotv. 5. § (1) bekezdés a)-b) pontja, valamint a (3) bekezdés, valamint a GDPR rendelkezéseivel összhangban a KIR személyi nyilvántartásból személyes adatokra vonatkozó adattovábbítás az alábbi jogszabályi felhatalmazása alapján történhet.

• Az Onytv. 3. § (3) bekezdése alapján a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerv részére azonosítás, ellenőrzés és pontosítás céljából;
• az Onytv. 3. § (4) bekezdése alapján meghatározott adatokról – adategyeztetés, valamint a törvényben meghatározott feladatai ellátásához szükséges, rendelkezésére nem álló adatok beszerzése céljából – az összerendelési nyilvántartás jogszabályban kijelölt szolgáltatójától adatot igényel;
• az Onytv. 7. § (1) bekezdés alapján a tanulói jogviszonyhoz, illetve a felnőttképzési jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére jogosult személy részére; a tanuló nevelési-oktatási intézményének megállapítása, a tanítási napon a tanítási órától vagy az iskola által szervezett kötelező foglalkozástól való távolmaradás jogszerűségének ellenőrzése, valamint a nevelési-oktatási intézménnyel és a tanuló szülőjével, törvényes képviselőjével való kapcsolatfelvétel céljából a 2. § a)–g) pontjában meghatározott adatok, valamint az 1. melléklet I. rész c)–f) és h) pontjában és az 1/A. melléklet I. rész c)–f) és h) pontjában meghatározott adatok a rendőrség részére;
• az Onytv. 7. § (4) bekezdése alapján a tanulói nyilvántartásban, a tanulók és a képzésben részt vevő személyek nyilvántartásában, valamint a képzési és személyi törzsben nyilvántartott adatok – adategyeztetés céljából – továbbíthatók az Nkt., az Szkt. és a felnőttképzésről szóló törvény szerinti tanulmányi rendszereket használó olyan köznevelési intézménynek, szakképző intézménynek, illetve felnőttképzőnek, amellyel a gyermek, a tanuló, illetve a képzésben részt vevő személy jogviszonyban áll és az adott intézmény az érintett személyes adat kezelésére jogosult;
• az Onytv. 7. § (5) bekezdése alapján a társadalombiztosítási azonosító jel hitelességét a társadalombiztosítási azonosító jellel rendelkező személyek azonosító adatainak nyilvántartásával való összevetéssel elektronikus úton kell ellenőrizni.
• az Onytv. 7. § (6) bekezdése alapján az alkalmazotti nyilvántartásból személyes adat – az érintetten kívül – az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére, valamint a pedagógus, illetve az oktató oktatási intézménnyel fennálló jogviszonyából fakadó továbbképzési kötelezettségének teljesítésével összefüggésben a továbbképzés szervezésére jogszabályban kijelölt szerv vagy szervezet részére továbbítható;
• az Onytv. 7. § (8) bekezdése alapján az alkalmazotti nyilvántartásban nyilvántartott adatok – adategyeztetés céljából – továbbíthatók az Nkt. és az Szkt. szerinti tanulmányi rendszereket használó olyan köznevelési intézménynek, szakképző intézménynek, illetve felnőttképzőnek, amellyel az alkalmazott, az óraadó jogviszonyban áll, és az adott intézmény az érintett személyes adat kezelésére jogosult;
• az Onytv. 1. melléklet 1. pontja és a hivatalos statisztikáról szóló 2016. évi CLV. törvény 28. § alapján a hivatalos statisztikai szolgálat számára a statisztikai cél előzetes igazolása alapján statisztikai felhasználás céljára;
• az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 4. § (3) bekezdése alapján az ügyészség megkeresésére;
• a büntetőeljárásról szóló 2017. évi XC. törvény 261. § alapján a büntetőeljárásban a bíróság, az ügyészség és a nyomozó hatóság, illetve – törvényben meghatározott esetben – az előkészítő eljárást folytató szerv;
• a rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 91/C. § (1) bekezdése alapján a rendőrség részére;
• a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 40. § (1) bekezdése alapján a nemzetbiztonsági szolgálatok részére.

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem: Az Oktatási Hivatal gondoskodik a KIR személyi nyilvántartásban tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.
Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.