Tájékoztatás az ONY-ben tárolt személyes adatok kezeléséről

Az Oktatási Nyilvántartásban (a továbbiakban: ONY) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. § szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja:

Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (2) bekezdésének megfelelően
a) a természetes személy oktatási nyilvántartásban kezelt személyes adatainak azonosítás, ellenőrzés, az adat pontosítása, időszerűségének biztosítása céljából való megfeleltetése az adatokat nyilvántartó szerv adataival;
b) a szakrendszeri nyilvántartások ágazati működtetése, ennek keretében a szakrendszeri nyilvántartásokban kezelt - törvény eltérő rendelkezése hiányában - az oktatási azonosító szám útján megszemélyesített
ba) adatok elektronikus ügyintézés szerinti egységes adatszolgáltatásának, információátadásának megteremtése,
bb) adatoknak - személyes azonosításra alkalmatlan módon - megvalósuló összekötése, rendszerezése;
bc) adatok statisztikai célú, tudományos kutatás céljára történő felhasználása.

Az adatkezelés jogalapja:

Jogszabályon alapuló adatkezelés, az Onytv. 2. § és 3. § (1) bekezdés.

Az adatkezelésre jogosult személye:

Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3/C. § alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

Az Onytv. 2. §-a alapján:

Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban az 1. § (1) bekezdése szerinti célból a természetes személy alábbi adatait kezeli:

a) viselt név,
b) születési név,
c) anyja születési neve,
d) születési hely,
e) születési idő,
f) állampolgárság(ok),
g) nem,
h) lakcímadatok,
i) külföldi állampolgár esetén a szálláshely adatai,
j) külföldi állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme,
k) a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülés időpontja és oka,
l) oktatási azonosító szám,
m) az azonosításhoz szükséges kapcsolati kódok,

Az Onytv. 3. §-a alapján:

3. § (1) Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban az 1. § (2) bekezdés a) pontja szerinti azonosítás céljából a természetes személy alábbi adatait kezeli:
a) adóazonosító jel vagy
b) társadalombiztosítási azonosító jel vagy
c) személyazonosító okmány száma.

Az adatok forrása:

Az Onytv. 3. § (3)-(4) bekezdései alapján az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv a nyilvántartott személyek 2. § a)-h) és l) pontja szerinti adatairól - azonosítás, ellenőrzés és pontosítás céljából - térítésmentesen, elektronikus úton adatot igényel a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szervtől.

Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv a 2. § a)-e) pontjában meghatározott adatokról adategyeztetés céljából az összerendelési nyilvántartáson keresztül adatot igényel a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény 10/A. § (2) bekezdése szerinti azonosítók képzésére jogosult adatkezelőktől.

Az Onytv. 6. § (1) bekezdése alapján a köznevelési és felsőoktatási feladatokat ellátó intézmény, a jegyző, a közneveléssel és felsőoktatással összefüggő igazgatási, ellenőrzési tevékenységet végző közigazgatási szerv és az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában közreműködő intézményfenntartók, intézmények adatokat szolgáltatnak az oktatási nyilvántartásba.

Az adatkezelés időtartama:

Az Onytv. rendelkezéseivel összhangban, valamint az Infotv. 5. § (5) bekezdése alapján a ONY-ban tárolt személyes adatok kezelését az Oktatási Hivatal háromévente vizsgálja felül.

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések:

Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszere, alrendszere személyes adatai célhoz kötötten egymás között átadhatók.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei:

Az Oktatási Hivatal az ONY-ban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

Az ONY-ba az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult tájékoztatást kérni, valamint adatainak helyesbítését, korlátozását, az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.

Az ONY-ban vezetett adat helyesbítésére, továbbá korlátozására az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.

A kérelem az ONY-ban kezelt személyes adatok tekintetében az oktazon@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.

Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.

Az adatokról szóló tájékoztatás, az adatok helyesbítése, korlátozása minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5).

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem:

Az Oktatási Hivatal gondoskodik az ONY-ban tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.