Tájékoztatás az Oktatási Személyi Nyilvántartásban tárolt személyes adatok kezeléséről

Az Oktatási Személyi Nyilvántartásban (a továbbiakban: OSZNY) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. § szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja:

Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (2) bekezdésének megfelelően

a) a természetes személy oktatási nyilvántartásban kezelt személyes adatainak azonosítás, ellenőrzés, az adat pontosítása, időszerűségének biztosítása céljából való megfeleltetése az adatokat nyilvántartó szerv adataival;
b) a szakrendszeri nyilvántartások ágazati működtetése, ennek keretében a szakrendszeri nyilvántartásokban kezelt - törvény eltérő rendelkezése hiányában - az oktatási azonosító szám útján megszemélyesített
ba) adatok elektronikus ügyintézés szerinti egységes adatszolgáltatásának, információátadásának megteremtése,
bb) adatoknak - személyes azonosításra alkalmatlan módon - megvalósuló összekötése, rendszerezése;
bc) adatok statisztikai célú, tudományos kutatás céljára történő felhasználása.

Az adatkezelés jogalapja:

Jogszabályon alapuló adatkezelés, az Onytv. 2. § és 3. § (1) bekezdés, valamint a 3/C §.

Az adatkezelésre jogosult személye:

Az Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3/C. § alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

Az Onytv. 2. §-a alapján:

Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban az 1. § (1) bekezdése szerinti célból a természetes személy alábbi adatait kezeli:

a) családi és utónév,
b) születési családi és utónév,
c) anyja születési családi és utóneve,
d) születési hely,
e) születési idő,
f) állampolgárság(ok),
g) nem,
h) lakóhely és a tartózkodási hely címe,
i) külföldi állampolgár esetén a szálláshely adatai,
j) külföldi állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme,
k) a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülés időpontja és oka,
l) oktatási azonosító szám,
m) az azonosításhoz szükséges kapcsolati kódok,

Az Onytv. 3. §-a alapján:

3. § (1) Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban az 1. § (2) bekezdés a) pontja szerinti azonosítás céljából a természetes személy alábbi adatait kezeli:
a) adóazonosító jel vagy
b) társadalombiztosítási azonosító jel vagy
c) személyazonosító okmány száma.

Az adatok forrása:

Az Onytv. 3. § (3)-(4) bekezdései alapján az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv a nyilvántartott személyek 2. § a)-h) és j)-k) pontja szerinti adatairól - azonosítás, ellenőrzés és pontosítás céljából - térítésmentesen, elektronikus úton adatot igényel a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szervtől.

A személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerv minden év január 15-éig adatot szolgáltat az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv számára az adott évben a harmadik életévüket betöltő gyermekek, továbbá folyamatosan a Magyarország területére érkező óvodába járni köteles vagy tanköteles gyermekek 2. § a)-h) pontja szerinti adatai vonatkozásában.

Az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv a 2. § a)-e) pontjában meghatározott adatokról adategyeztetés céljából az összerendelési nyilvántartáson keresztül adatot igényel a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény 10/A. § (2) bekezdése szerinti azonosítók képzésére jogosult adatkezelőktől.

Az Onytv. 6. § (1) bekezdése alapján a köznevelési és felsőoktatási feladatokat ellátó intézmény, a jegyző, a közneveléssel és felsőoktatással összefüggő igazgatási, ellenőrzési tevékenységet végző közigazgatási szerv és az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában közreműködő intézményfenntartók, intézmények adatokat szolgáltatnak az oktatási nyilvántartásba.

Az adatkezelés időtartama:

Az Onytv. 3. § (2) bekezdése értelmében az Onytv. 3. § (1) bekezdés szerinti adatok a sikeres azonosításig kezelhetők.

Az Onytv. 3/B §-a alapján törvény eltérő rendelkezése hiányában az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv az oktatási nyilvántartásban szereplő személy adatait az oktatási nyilvántartásba történő legelső bejegyzést követő nyolcvanadik év utolsó napjával, elhunyt személy esetén a halál tényének az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv tudomására jutásától számított ötödik év utolsó napjával törli.

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések:

Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszerei, valamint annak egyes alrendszerei célhoz kötötten, álnevesített formában, szakpolitikai stratégiai döntés-előkészítés, elemzés, tervezés céljából összekapcsolhatók, továbbá az azokban kezelt adatok célhoz kötötten egymás között átadhatók.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei:

Az Oktatási Hivatal az ONY-ban folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

Az ONY-ba az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult tájékoztatást kérni, valamint adatainak helyesbítését, korlátozását, az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.

Az ONY-ban vezetett adat helyesbítésére, továbbá korlátozására az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.

A kérelem az ONY-ban kezelt személyes adatok tekintetében az oktazon@oh.gov.hu e-mail-címen terjeszthető elő.

Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.

Az adatokról szóló tájékoztatás, az adatok helyesbítése, korlátozása minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9).

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem:

Az Oktatási Hivatal gondoskodik az OSZNY-ben tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.