Tájékoztató az elektronikus ügyintézésről

1. A kapcsolattartás módjai elektronikus ügyintézés során

1.1. Biztonságos kapcsolattartási címek

Az Oktatási Hivatal biztonságos kapcsolattartási címe az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési törvény) alapján az alábbi:
OHKER KRID azonosító:424305999

1.2. Ügyfélszolgálat

https://www.oktatas.hu/kapcsolat/kozponti_ugyfelszolgalat

2. Elektronikusan indítható eljárások

3. Tájékoztatás a Rendelkezési Nyilvántartásról

A Rendelkezési Nyilvántartás a személyek e-ügyintézésre vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván és azt az arra jogosultak felé megismerhetővé teszi. A szolgáltatás célja, hogy az állampolgárok - és később fokozatosan a szervezetek - számára lehetővé tegye rendelkezéseik megtételét, elsősorban az azonosítási és kapcsolattartási módokra, illetve egyéb elektronikus szolgáltatások igénybevételére vonatkozóan. Ügyintézési rendelkezést kizárólag 18 év feletti természetes személyek tehetnek, akik valamely személyi alapnyilvántartás (személyiadat-és lakcímnyilvántartás, központi idegenrendészeti nyilvántartás vagy az elektronikus ügyintézést igénybe vevő, külföldön élő természetes személyek személyi nyilvántartása) alanyai. Rendelkezési nyilvántartás az alábbi weboldalon tehető ügyfélkapu regisztrációt követően. https://rendelkezes.gov.hu/rny-public/

4. Tájékoztatás az elektronikus aláírásról

Az elektronikus úton benyújtott beadványt és csatolmányait elektronikusan hitelesíteni kell. Az E-ügyintézési törvény végrehajtási rendelete (451/2016. (XII. 19. Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól) részletesen meghatározza, hogy a dokumentum mikor tekinthető elektronikusan hitelesnek. Hiteles az elektronikus dokumentum, ha:
a) a teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, és - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzővel látták el,
b) a nyilatkozattevő vagy kiállító elektronikus ügyintézést biztosító szerv - illetve annak nevében kiadmányozásra jogosultjának - legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával vagy bélyegzőjével és - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzővel látták el,
c) iratérvényességi nyilvántartásban elhelyezték,
d) az aláíró vagy kiadmányozásra jogosult azt az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással hitelesítette,
e) kizárólag az elektronikus ügyintézést biztosító szerv zárt informatikai rendszerében történő felhasználás esetén a szerv zárt informatikai rendszerében rögzítették, vagy
f) jogszabályban meghatározott más módon hitelesítették.

Az ekozig.mo.hu weboldalon, illetve a SZÜF e-papír szolgáltatáson keresztül benyújtható beadványok és csatolmányaik automatikusan aláírásra és hitelesítésre kerülnek a benyújtást megelőzően, ezzel az ügyfélnek nincs külön teendője. Az egyéb beadványok hitelesítése során az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítést (AVDH) javasolt alkalmazni. A beadvány és a mellékletek a benyújtást megelőzően kerülnek hitelesítésre. Az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítésre az alábbi weboldalon van lehetősége az ügyfélnek ügyfélkapu regisztrációt és belépést követően. https://niszavdh.gov.hu/index

5. Elektronikus dokumentumformátumok

Az Oktatási Hivatal az E-ügyintézési törvény végrehajtási rendelete alapján választja meg azokat a fájlformátumokat, melyeket az elektronikus együttműködés során elfogad. Az elfogadható fájlformátumok típusait az egyes szakrendszerek leírásai tartalmazzák.
E-mail elérhetőség esetén az Oktatási Hivatal az alábbi fájlformátumokat fogadja el:
.pdf, .docx, (.doc, .dot fájlok fogadása biztonsági okokból nem elfogadható), .xlsx, .pptx, .jpg, .png, .odt, .csv, és ezeknek tömörített, illetve digitális aláírt változatai: .zip, .asic formátumban.

6. Elektronikus kézbesítés

A természetes személy ügyfeleknek történő kézbesítési szabályokat az E-ügyintézési törvény 15. §- a tartalmazza. Természetes személy biztonságos kézbesítési címe az ügyfélkapu tárhely (KÜNY tárhely), az ide kapott küldeményekről pedig e-mailben kap értesítést. Természetes személy ügyintézési rendelkezésében jogosult megadni hivatalos elérhetőséget. Ebben az esetben a kézbesítés időpontja és a kézbesítési vélelem tekintetében az E-ügyintézési törvény 14.§ rendelkezései megfelelően irányadóak. Ha a természetes személy ügyfél nem ad meg hivatalos elérhetőséget, úgy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv - ha azt az ügyfél ügyintézési rendelkezésében nem zárta ki - megkísérelheti az ügyfél általa ismert elektronikus elérhetőségére kézbesíteni a küldeményt. Ebben az esetben a kézbesítés második sikertelen megkísérlését követően az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles más módon intézkedni az irat vagy értesítés kézbesítéséről. A hivatalos elérhetőségnek nem minősülő elérhetőségek tekintetében jogszabályban előírtak szerint igazolható a kézbesítés ténye, kézbesítési vélelem e kézbesítéshez nem fűződik.
Ha az ügyfél az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek címzett nyilatkozatában elektronikus levelezési címét, rövid szöveges üzenet fogadására alkalmas telefonszámát vagy más, elektronikus úton való kapcsolattartásra alkalmas elérhetőségét feltüntette, és ettől eltérő ügyintézési rendelkezést nem tett, az Oktatási Hivatal jogosult ezen az elérhetőségen tájékoztatási jellegű kapcsolatot tartani az ügyféllel. Ha az ügyfél hivatalos elérhetőséggel is rendelkezik, az Oktatási Hivatal elsősorban a hivatalos elérhetőségen tart kapcsolatot az ügyféllel, az e bekezdés szerinti elérhetőséget kizárólag az ügyfél értesítése vagy tájékoztatása céljából használja. A biztonságos kézbesítési címre küldött küldemények tekintetében a kézbesítés a postai kézbesítéssel azonos joghatállyal bír. A hivatalos elérhetőségre kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül,
a) ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató a küldemény ügyfél által történő átvételét igazolja vissza, az igazolásban feltüntetett időpontban,
b) ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldemény átvételét a címzett megtagadta, a megtagadásra vonatkozó igazolásban feltüntetett időpontban, vagy
c) ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a küldeményt a címzett kétszeri értesítése ellenére nem vette át, a második értesítésigazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon.

7. Az ügyfél jogai és kötelezettségei az elektronikus eljárás során

7.1. Elektronikus azonosítási kötelezettség

Az ügyfél akkor jogosult elektronikus azonosítás nélkül elektronikus ügyintézésre, ha az adott eljárási vagy ügyintézési cselekmény elvégzése vagy nyilatkozat megtétele nem elektronikus ügyintézés esetén egyáltalán nem igényli személyazonosító adat megadását. A nem elektronikus ügyintézés esetén - ha jogszabály erre lehetőséget ad - az ügyfél személyes megjelenésével végezhető eljárási cselekményt vagy megtehető nyilatkozatot az ügyfél elektronikus ügyintézés keretében akkor teljesítheti, ha olyan korábban elvégzett, az ügyfél személyes megjelenését igénylő személyazonosításra visszavezethető elektronikus azonosítással azonosítja magát, amelynek során személye saját magával egyértelműen megfeleltethető. Az ügyintézési cselekményt vagy megtehető nyilatkozatot az ügyfél elektronikus ügyintézés keretében akkor teljesítheti, ha korábban elvégzett, személyes megjelenését igénylő személyazonosításra visszavezethető olyan elektronikus azonosítással azonosítja magát, amely biztosítja, hogy az ügyfél neve az Oktatási Hivatal, az azonosításhoz szükséges további adatai pedig az elektronikus azonosítási szolgáltató rendelkezésére álljanak.

7.2. Az azonosítók és az adatok igazolásának kötelezettsége

Az ügyfél azonosításához szükséges adatok kivételével az Oktatási Hivatal az ügyféltől nem kéri olyan adat igazolását, amelyet az érintett adatot nyilvántartó szerv az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben (a továbbiakban: Info tv.) előírt kötelezettsége alapján közzétett, vagy amelyet jogszabállyal rendszeresített közhiteles nyilvántartásnak tartalmaznia kell.
Ha olyan ügyben, ahol az elektronikus ügyintézés nem kizárt, jogszabály az ügyféltől tény vagy
adat igazolására papír alapú irat, okirat vagy más beadvány eredeti példányának benyújtását követeli meg, törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet ettől kifejezetten eltérő rendelkezése hiányában elektronikus ügyintézés esetében az ügyfél a beadvány hiteles elektronikus másolata benyújtásával teljesíti ezt a kötelezettséget. Ha a hiteles elektronikus másolat alapjául szolgáltató beadvány eredeti példányának valódisága kétséges, az Oktatási Hivatal indokolt felhívására az ügyfél a beadvány eredeti példányának felmutatására köteles.
Ha jogszabály valamely beadvány több példányban történő benyújtását írja elő, törvény vagy
eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet ettől kifejezetten eltérő rendelkezése hiányában elektronikus ügyintézés esetében az ügyfél csak egy elektronikus beadványt köteles benyújtani.

7.3. Rendelkezési jog

Az ügyfél a Kormány rendeletében kijelölt szervnél ügyintézési rendelkezése keretében az alábbi tárgykörökben tehet jognyilatkozatokat:
a) elektronikus vagy nem elektronikus kapcsolattartási forma megválasztása,
b) elektronikus azonosítási mód megválasztása,
c) kapcsolattartási mód megválasztása, ideértve az ügyfél olyan tartalmú nyilatkozatait is, amely alapján az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az ügyfél által megjelölt informatikai rendszer útján küldött üzenetet köteles az ügyfél nyilatkozatának tekinteni,
d) elektronikus dokumentumok titkosítására vonatkozó igény,
e) képviseletre vonatkozó jognyilatkozatok.
Felhívjuk ügyfeleink figyelmét, hogy a jogszabály értelmében a Rendelkezési Nyilvántartásban meghatalmazás is adható. Ha valamely jognyilatkozat tekintetében jogszabály írásba foglalást vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalást követel meg, úgy az ügyintézési rendelkezésben tett nyilatkozat e követelményt teljesíti. A rendelkezési nyilvántartásban felvett nyilatkozat valamennyi elektronikus ügyintézést biztosító szervvel szemben hatályos, kivéve, ha az ügyfél magában az ügyintézési rendelkezésben ettől eltérően rendelkezik, vagy ha az ügyfél az elektronikus ügyintézést elektronikus azonosítás nélkül veszi igénybe. Törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet előírhatja, hogy folyamatban lévő ügyben az ügy megindítását követően az elektronikus ügyintézést biztosító szerv a rendelkezési nyilvántartásba tett új ügyintézési rendelkezést vagy annak módosítását csak akkor veszi figyelembe, ha azt az ügyfél az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek is bejelenti.

7.4. Elektronikus tájékoztatáshoz való jog

Az ügyfél jogosult az Oktatási Hivataltól ügyfélszolgálaton vagy elektronikus úton az ügye viteléhez, illetve nem elektronikus úton is az elektronikus ügyintézéshez szükséges tájékoztatást kérni és kapni. Az ügyfél kérelmére az Oktatási Hivatal az ügyfél részére kiadható, elektronikus formában az elektronikus ügyintézést biztosító szerv rendelkezésére álló iratot nem hiteles másolatként, tájékoztatás céljából, ingyenesen, elektronikus formában és úton az általa megadott és az elektronikus ügyintézést biztosító szerv számára elérhető elektronikus kapcsolattartási címre továbbítja.

8. Elektronikus fizetés

Természetes személy ügyfél - törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában - jogosult az ügyintézésért fizetendő közterheket, adminisztratív díjakat, valamint a szolgáltatások ellenértékét elektronikus úton megfizetni.
Gazdálkodó szervezet ügyfél — törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában — az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtti ügye során köteles az ügyintézésért fizetendő közterheket, adminisztratív dijakat, valamint a szolgáltatások ellenértékét elektronikus úton megfizetni.

9. Az e-ügyintézés technikai biztosításával kapcsolatos tájékoztatás

9.1. Rendelkezésre állás

Az Oktatási Hivatal munkaidőben (hétfőtől péntekig 8 és 16:30 között) biztosítja a rendszerei, és ezáltal az elektronikus ügyintézés elérhetőségét.
A tervezett üzemszünet és a különleges karbantartási szünet (verzióváltás) időtartama nem számít bele a szolgáltatás kiesési idejébe, illetve az éves rendelkezésre állás számításakor nem kell figyelembe venni. A tervezett üzemfenntartási munkák alatti szükségszerű rendszerleállások ideje, amennyiben az a karbantartási ablakban történik, a rendelkezésre állás idejét nem csökkenti.

9.2. Üzemszünet, üzemzavar

9.2.1. Rendszeres karbantartás bejelentése
,,Tájékoztatjuk az ............... ügyfeleket, hogy a ...............(szakrendszer) karbantartására (időpont) kerül sor, mely időszak alatt a ........................(tevékenység) nem lehetséges. A ..................... a karbantartás ideje alatt is zavartalanul működnek. Nem számít bele a határidőbe az a nap - a 451/2016. (XII. 19.) számú Korm. rendelet alapján - amelyen legalább 4 órán át tartó üzemzavar akadályozta az elektronikus ügyintézést. A Hivatal az eljárása során figyelembe veszi, amennyiben az ügyfelek önhibájukon kívül esnek késedelembe."

9.2.2. Tervezett üzemszünet bejelentése

,,Az ..................... (szakrendszer) tervezett karbantartása miatt ............(időpont) között az Interneten történő ............... szolgáltatás átmenetileg nem elérhető. Nem számít bele a határidőbe az a nap - a 451/2016. (XII. 19.) számú Korm. rendelet alapján — amelyen legalább 4 órán át tartó üzemzavar akadályozta az elektronikus ügyintézést. A Hivatal az eljárása során figyelembe veszi, amennyiben az ügyfelek önhibájukon kívül esnek késedelembe."

9.2.3. Nem tervezett üzemszünet (általános áramszünet)

Előre nem tervezett több órás üzemszünet vagy az elektronikus ügyintézés huzamosabb korlátozott működőképességét okozó esemény (a továbbiakban együtt: üzemzavar) bekövetkezése esetén az Oktatási Hivatal az üzemzavar bekövetkezését követően haladéktalanul az elektronikus ügyintézés elérhetőségére szolgáló felületen, a www.magyarorszag.hu honlapon, valamint saját honlapján soron kívül tájékoztatást tesz közzé, mely tartalmazza az üzemzavarral pontosan érintett ügyintézési szolgáltatások meghatározását, funkcionalitásukban bekövetkezett változásokat, az ügyfélszolgálati elérhetőségét, illetve ha az elektronikus ügyintézés más elektronikus felületen is elérhető, és az üzemzavar ezt a felületet nem érinti, a működő felület elérhetőségét.

9.2.4. Az ügyfél által üzemszünet, üzemzavar esetén követendő eljárásrend:

Az Oktatási Hivatal a határidőket, határnapokat az üzemzavarral érintett napokkal, vagy az adott eljárásra vonatkozó jogszabályban szabályozott módon és időtartamban meghosszabbítja.

10. Adatvédelmi tájékoztató:

https://www.oktatas.hu/hivatal/kozerdeku_adatok/adatvedelmi_tajekoztato

11. Az elektronikus ügyintézés vonatkozó jogszabályai:

2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól
451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól

Nyomtatás