C. szekció

Lépések az e-közigazgatás irányába: a felsőoktatási intézményeket érintő lépések

Az e-közigazgatás már nem csak az államigazgatási szervezeteket érinti, a törvényi változásoknak köszönhetően már a felsőoktatási intézmények is hoznak Ket. szerinti határozatot. Hogyan jelenik meg az intézményi működésben és a felsőoktatási adatnyilvántartások rendszerében ez az új feladat?

Szekcióvezetők: dr. Stéger Csilla főosztályvezető, dr. Vanó Renáta osztályvezető

I. Az e-közigazgatás jogszabályi háttere; az Oktatási Hivatal hallgatói ösztöndíj-szerződéssel kapcsolatos adminisztrációja

Előadó: dr. Vanó Renáta osztályvezető

Az e-közigazgatáshoz kapcsolódó jogszabályok:

  • 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól X. fejezet 160.§-169.§
  • A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV.21.) sz. Korm. rendelet
  • Egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV.21.) Korm. rendelet
  • Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV.21.) Korm. rendelet

Célkitűzés:

  • 2014-ben minden szabályozott e-ügyintézés legyen elérhető a lakosság számára
  • 2020-ra az e-ügyintézés teljes körűen valósuljon meg, a papíralapú megszűntetése szükséges

Az Oktatási Hivatal Felsőoktatási Főosztályának feladata a hallgatói ösztöndíj-szerződésekkel kapcsolatban

2014-ben közel 150 ezer irat keletkezik, 2017-ben már várhatóan 305 ezerrel számolhatunk. Ezek 98%-ban tértivevényes iratok, magas költséggel.

Az OH-ban összesen 6 fő foglalkozik az ösztöndíjszerződésekhez kapcsolódó, Ket. szerinti döntések megírásával, postázásával. A határozatok megőrzési ideje 6 és 35 év közé tehető, így problémás a keletkezett dokumentumok irattározása, megőrzése.

Megoldás: a HÖSZ rendszer!

A felsőoktatásban tanuló, magyar állami ösztöndíjban részesülő hallgatók adatait a Felsőoktatási Információs Rendszer (FIR) tárolja, ahonnan a HÖSZ rendszer kaphat adatokat. A FIR a KEKKH-val (2014-ben még csak eseti jelleggel, a jövőben rendszeresen) kommunikál, így a HÖSZ-be pontos adatok érkeznek. A HÖSZ rendszerrel az ügyfélkapun keresztül az intézmények és az érintett hallgatók is kapcsolatban állnak (HSZtár). Fontos szerepet kaphat a Magyar Posta SZEÜSZ rendszere: a hatóság vagy az intézmény elektronikus állományban átadott döntéseit kézbesíti aláírás és hitelesítés nélkül.

Stéger Csilla főosztályvezető: Az ügyfélkapus kapcsolattartás a felsőoktatásba jelentkezők számára ismert: 2014-ben a jelentkezők közel 40%-a véglegesítette jelentkezését ügyfélkapun keresztül. Ezt a jövőben erősíteni kell!

A Diákhitel Központ is csatlakozott az ügyfélkapus ügyintézéshez, ami jelzi, hogy nem csak hatóság kapcsolódhat ehhez.

II. A kérelemkezelés elektronizálása

előadó: Veszprémi Balázs (WEBTOWN-INFORMATIKA Számítástechnikai Kft.)

A FIR-en belül már létezik e-kérelemkezelő, az OH azt kidolgozta (szaklétesítés, szakindítás).

Jelenlegi probléma: a folyamat lassú. Az OH-n belül papír és elektronikus ügyintézés vegyesen van jelen, az értesítés papír alapú, postai.

Feladat: az OH belső ügyintézését elektronizálni belső szabályzat módosításával. Az OH-n belül a kontroller iktatórendszert fejleszteni, az erőforrást csökkenteni szükséges!

Az e-ügyintézés előnye:

  • gyorsabb ügyintézés
  • kevesebb adminisztráció
  • automatikus folyamatok
  • archiválás: biztonságosabb, kényelmesebb
  • adatbiztonság

Az e-ügyintézés alapja az e-kérvénykezelő minősített digitális aláírással történő bevezetése és a kontroller felé az információ átadása.

Az ügyintézéshez online befizetés társul, ennek megvalósítása intézményi hatáskör, egyenlőre kérdéses.

A MAB TIR-rendszerével is szükséges a kapcsolat kiépítése (szakindítások, létesítések esetén, akkreditáció, stb.)

A kialakított rendszer előnyei:

  • központosított, egyetlen felület
  • nincsenek párhuzamos rendszerek
  • gyorsabb, kevesebb adminisztráció
  • e-iktatás, papírmentes
  • biztonságos
  • e-határozat születik

Az elektronikus ügyintézés bevezetésének lépései:

1. ütem

  • jogi háttér megteremtése
  • kérelemkezelő kifejlesztése

2. ütem

  • a kérelemkezelő és az OH iktatórendszerének kapcsolat kiépítése
  • értesítések kezelése
  • azonnali reakciók
  • e-kommunikációs csatornák kiépítése

3. ütem

  • teljes e-közigazgatás bevezetése 2020-ra
  • papír alapú dokumentumok megszüntetése
  • automatizált folyamatok

Változások az intézmények adminisztrációjában:

  • központi ügyintézés
  • kevesebb adminisztráció
  • gyorsabb ügyintézés
  • átláthatóbb fizetés
  • kevesebb erőforrás
  • aláírási jogkörök meghatározása
  • jogi nyilatkozatok
  • papír dokumentumok megszüntetése

Az e-közigazgatás bevezetését a jelenlévő intézményi képviselők szorgalmazzák, mielőbbi bevezetését javasolják.

(Kalóné Szűcs Erzsébet)

Nyomtatás

CÍMKÉK

TÁMOP-4.1.3