Projekt azonosító száma: KÖFOP-1.2.2-VEKOP-18 2018-00003 Projekt címe: Oktatási Hivatal ügyintézési térbe való integrálása

Kedvezményezett neve: Oktatási Hivatal

Projekt tényleges befejezése: 2019. december 31.

Támogatás összege: 29 998 623 Ft

Támogatási intenzitás: 100%

Projekt fő célja volt:

Az E-ügyintézési törvényben foglalt kötelezettségek végrehajtásának támogatása az Oktatási Hivatal mint elektronikus ügyintézés biztosítására kötelezett szervezet elektronikus ügyintézési térbe való integrálásával.

 

Projekt összefoglalója:

Az Oktatási Hivatal (továbbiakban: Hivatal), mint az államigazgatás jelentős szereplője informatikai rendszerei tekintetében érintett az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, vagyis az E-ügyintézési törvény rendelkezéseiben. A Hivatal a pályázat kiírásáig jelentős eredményeket ért el elsősorban ez elektronikus befizetés kialakítása (EFER), a biztonságos kézbesítési szolgáltatások elindítása (BKSZ-HKP) és a rendelkezési nyilvántartások (RNY) lekérdezése terén. A Hivatal célja, hogy az önerőből elért fejlesztési eredményeket (csatlakozások megvalósítása, pilot projektek futtatása, kiértékelése, éles környezetben is működő szakrendszeri integrációk) tovább vigye, és a további szakrendszeri integrációhoz szükséges fejlesztési feladatait véglegesítse, a tervezett rendszereket élesítse, ezzel jelentős előrelépést tegyen az állampolgárok kiszolgálása és a belső ügyintézés elektronizálása és hatékonyabbá tétele terén.

A projektben megvalósult tevékenységek:

Az Oktatási Hivatal a projekt keretében 4 elektronikus ügyintézési szolgáltatás megvalósítását, fejlesztését valósította meg: az elektronikus befizetési rendszer kialakítását (EFER), a biztonságos kézbesítési szolgáltatások bevezetését (BKSZ-HKP), csatlakozást a Rendelkezési Nyilvántartáshoz (RNY) és csatlakozást az Összerendelési Nyilvántartáshoz (ÖNY).

EFER:

A Hivatal célja e fejlesztéssel az volt, hogy az ügyfelek a közigazgatással szemben fennálló fizetési kötelezettségeiket, a korábbi lehetőségek megtartása mellett, az elektronikus ügyintézés vagy a személyes megjelenéssel járó ügyintézés során bankkártya, illetve házibank segítségével is teljesíthessék. Ezen pillér keretében két részfeladatot valósítottunk meg:

  • Oktatási Fizetési Portál (OFP) létrehozása, integrálása az EFER és IPP rendszerekkel,
  • IPP rendszer integrálása a Hivatal pénzügyi rendszerével, azaz Forrás SQL integráció.

Az adatgazdákkal történt egyeztetések eredményeként jelen projekt keretében két szakrendszer esetében került sor a befizetések elektronizálására:

  • European Youth Card Associasion (EYCA)
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ)

BKSZ-HKP:

Az Oktatási Hivatal 2007 óta használ irat- és dokumentumkezelő rendszert, amelynek iratforgalma mostanra elérte az évi 200.000 példányt. Ez a számosság azonban csak az általános ügykörökhöz tartozó hivatali ügyeket érinti, a szakrendszeri (külön kezelt, ugyanakkor integrálandó) iktatások száma ennek a többszörösét is eléri. Az e-közigazgatási fejlesztések kapcsán ugyanakkor kritikussá vált, hogy az eddig papír alapon előállított és esetünkben visszaszkennelt elektronikus iratok esetében a kiküldés ne postai úton, hanem elektronikusan történjen, illetve a Hivatal is képessé váljon elektronikusan és hitelesített módon dokumentumokat fogadni, és azokat a lehető leggyorsabban, automatizáltan beilleszteni a belső ügyintézői folyamatba. Ezen képesség eléréséhez mind az iktatórendszert, mind a belső ügyviteli és szakrendszeri folyamatokat át kellett alakítani. Ezen pillér keretében négy részfeladatot valósítottunk meg:

  • Munkavállalókkal történő elektronikus kapcsolattartás a KÜNY tárhelyre történő kézbesítésen keresztül – eHR csatlakozás és iktatórendszer integráció,
  • Elektronikus kapcsolattartás a cégekkel cégkapura történő kézbesítésen keresztül,
  • KÜNY tárhelyre történő nagytömegű kézbesítés optimalizálása szakrendszerből, iktatórendszeren keresztül,
  • Iktatórendszer felkészítése több hivatali kapu együttes kezelésére.

A fenti részfeladatok keretében az alábbi szakrendszerek és belső rendszerek esetében került sor az integráció megvalósítására:

  • Kontroller Dokumentumkezelő rendszer
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ)

RNY:

Az e-ügyintézési törvény rendelkezéseinek tekintetében elmondható, hogy a Hivatal közel 50 szakrendszere és ezen szakrendszerekben működő közel 300 alkalmazása egyedi jogi szabályozás alapján kér személyes és kapcsolattartási adatokat a Hivatal ügyfeleitől, valamint egyedi jogi szabályozás és egyedileg megvalósított informatikai megoldásokon keresztül tart adatkapcsolatot ágazaton belüli és ágazaton kívüli szereplőkkel, szervezetekkel. A kapcsolódó rendszereknek továbbfejlesztésük révén képesnek kell lenniük fogadni és kezelni az ügyfelek (természetes és nem természetes személyek) RNY-ben tárolt rendelkezéseit, meghatalmazásait, illetve biztosítani a szükséges adatokat az ügyintézés részére. Ezen pillér keretében három részfeladatot valósítottunk meg:

  • A Hivatal szakrendszereinek felkészítése gépi interfészen keresztül eseti és tömeges lekérdezések futtatására, így meghatározni az ügyfél alaprendelkezésének megfelelő kommunikációs módot és csatornát,
  • A Hivatal számára ügykatalógus kialakítása természetes személy és nem természetes személy ügyfelei részére elektronikus meghatalmazások tételére és ezen ügyek publikálása az RNY meghatalmazások ügykatalógusába,
  • A Hivatal szakrendszeri ügyintézőinek felkészítése eseti lekérdezések futtatására, amelyek segítségével ellenőrizhetik az ügyfelek által tett meghatalmazásokat.

A pályázat keretében az RNY e-közigazgatási szolgáltatáshoz való csatlakozásban az alábbi szakrendszerek voltak érintettek:

  • Felsőoktatási Felvételi nyilvántartás (Felvi)
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ)

ÖNY:

A 2015. évi CCXXII. törvény 2018-tól kötelezővé teszi az ágazati nyilvántartások összekapcsolásának informatikai biztosítását, illetve azt, hogy azt az adatot, melyet már az ügyfél egy államigazgatási közhiteles nyilvántartás felé közölt, ne kelljen még egyszer egy másik szerv felé közölnie, hanem az államigazgatáson belül a nyilvántartott adatok átadása legyen biztosított. A törvény elrendeli továbbá az e-ügyintézés jogának biztosítását az ügyfél részére, így az e-közigazgatás bevezetése kihívás elé állítja valamennyi ügyintézést biztosító oktatással kapcsolatos szervet.

Az OH köznevelési, valamint felsőoktatási szakrendszereket üzemeltet. A köznevelés és a felsőoktatás az elmúlt évtizedben több, egymástól független központi nyilvántartási rendszert hozott létre. Elsősorban a két nagy alaprendszert, a Köznevelési Információs Rendszert (KIR), illetve a Felsőoktatási Információs Rendszert (FIR. Ezen rendszerek személyi nyilvántartása már rendszereken belül központosítottak, így jelenleg a KIR SZNY és FIR SZNY rendszerekben kerülnek személyes adatok tárolásra.

Ezen két rendszer egyesítése és a személyes adatok tárolásának GDPR elvárások szerinti kezelésének való megfelelés kialakítása kapcsán került megtervezésre az OH személyi nyilvántartó rendszere, az Oktatási Személyi Nyilvántartás (OSZNY)

Az OSZNY egységesíti és ellenőrzi a belső nyilvántartásból származó adatokat, valamint helytelen, hiányzó, vagy ütköző adatok esetén ezeket a külső e-közigazgatási szolgáltatások segítségével azonosíja, javítja, tisztítja.

Egyik pillére ezen azonosítási és tisztítási folyamatnak az adatok ÖNY-en keresztüli lekérdezése, keresztazonosítása. Például valamilyen hiányzó 4T adat esetén, meglévő azonosító adat segítségével (pl: szig, taj, adóazon, stb..) ÖNY-en keresztül begyűjti a célhoz kötött hiányzó adatot.

Az előző pontban hivatkozott hiányos, téves, rossz minőségű, sok esetben ütköző személyes adatok azonosítása és tisztítása nem megoldott az OH informatikai rendszereiben, így indokolt volt az OSZNY rendszer (és további szakrendszerek) külső e-közigazgatási rendszerekhez való kapcsolódása, jelen esetben az Összerendelési Nyilvántartáshoz való csatlakozása. Ezen pillér keretében két részfeladatot valósítottunk meg:

  • az OSZNY-ben tárolt személyes adatok automatikus ellenőrzése, azonosítása, lehetőségek esetén azok javítása, valamint
  • az OH további szakrendszereiben tárolt, hiányzó személyes adatok automatikus keresztellenőrzése, lekérdezése, lehetőségek esetén azok pótlása.

Az ÖNY e-közigazgatási szolgáltatáshoz való csatlakozásban az alábbi szakrendszerek voltak érintettek:

  • Oktatási Személyi Nyilvántartás (OSZNY)
  • Magyar Állami Ösztöndíj nyilvántartó rendszere a Hallgatói Ösztöndíj Szerződés szakrendszer (HÖSZ)

A projekt eredményei:

  • Megvalósultak a csatlakozások a definiált központi szolgáltatásokhoz: SZEÜSZ-ökhöz, KEÜSZ-ökhöz. (4 db kötelező csatlakozás vagy interfész kapcsolat)
  • Tesztelt, éles üzemben működnek a csatlakozások vagy interfész adatszolgáltatások.
  • Az új működésnek megfelelően átalakultak az érintett igazgatási folyamatok, módosításra kerültek a szabályzatok.
  • A csatlakozások eredményeképpen az ügyfél (állampolgárok, vállalkozások) által érzékelhető változás történt az ügyintézési folyamatokban, valamint növekedett az elektronikusan elindítható ügyek száma.

Projekthírek >>

Eredmények >>