KÖFOP-1.2.2-VEKOP-18 2018-00003 Oktatási Hivatal ügyintézési térbe való integrálása

 

A projekt megvalósítója: Oktatási Hivatal

A projekt megvalósítási ideje: 2017. január 2. – 2019. augusztus 31.

A megvalósítás költsége: 29 998 623 Ft

A támogatás mértéke: 100%

A projekt fő célja:

Az E-ügyintézési törvényben foglalt kötelezettségek végrehajtásának támogatása az Oktatási Hivatal mint elektronikus ügyintézés biztosítására kötelezett szervezet elektronikus ügyintézési térbe való integrálásával.

A projekt összefoglalója:

Az Oktatási Hivatal (továbbiakban: Hivatal) mint az államigazgatás jelentős szereplője informatikai rendszerei tekintetében érintett az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, vagyis az E-ügyintézési törvény rendelkezéseiben. A Hivatal a pályázat kiírásáig jelentős eredményeket ért el elsősorban ez elektronikus befizetés kialakítása (EFER), a biztonságos kézbesítési szolgáltatások elindítása (BKSZ-HKP) és a rendelkezési nyilvántartások (RNY) lekérdezése terén. A Hivatal célja, hogy az önerőből elért fejlesztési eredményeket (csatlakozások megvalósítása, pilot projektek futtatása, kiértékelése, éles környezetben is működő szakrendszeri integrációk) továbbvigye, és a további szakrendszeri integrációhoz szükséges fejlesztési feladatait 2019. harmadik negyedévéig véglegesítse, a tervezett rendszereket élesítse, ezzel jelentős előrelépést tegyen az állampolgárok kiszolgálása és a belső ügyintézés elektronizálása és hatékonyabbá tétele terén.

A projektben megvalósuló tevékenységek:

Az Oktatási Hivatal a projekt keretében 3 elektronikus ügyintézési szolgáltatás megvalósítását, fejlesztését tűzte ki célul: az elektronikus befizetés kialakítása (EFER), a biztonságos kézbesítési szolgáltatások elindítása (BKSZ-HKP) és a rendelkezési nyilvántartások (RNY) lekérdezése.

- EFER:

A Hivatal célja, hogy az ügyfelek a közigazgatással szemben fennálló fizetési kötelezettségeiket, a korábbi lehetőségek megtartása mellett, az elektronikus ügyintézés vagy a személyes megjelenéssel járó ügyintézés során bankkártya, illetve házibank segítségével is teljesíthessék. Ezen pillér keretében két részfeladat azonosított:

  • Oktatási Fizetési Portál (OFP) létrehozása, integrálása az EFER és IPP rendszerekkel.
  • IPP rendszer integrálása a Hivatal pénzügyi rendszerével, azaz Forrás SQL integráció.

Az adatgazdákkal történt egyeztetések eredményeként jelen projekt keretében két szakrendszer esetében kerül sor a befizetések elektronizálására:

  • European Youth Card Associasion (EYCA)
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ) BKSZ-HKP

- BKSZ-HKP:

Az Oktatási Hivatal 2007 óta használ irat- és dokumentumkezelő rendszert, amelynek iratforgalma mostanra elérte az évi 200.000 példányt. Ez a számosság azonban csak az általános ügykörökhöz tartozó hivatali ügyeket érinti, a szakrendszeri (külön kezelt, ugyanakkor integrálandó) iktatások száma ennek a többszörösét is eléri. Az eKözigazgatási fejlesztések kapcsán ugyanakkor kritikussá vált, hogy az eddig papír alapon előállított és esetünkben visszaszkennelt elektronikus iratok esetében a kiküldés ne postai úton, hanem elektronikusan történjen, illetve a Hivatal is képessé váljon elektronikusan és hitelesített módon dokumentumokat fogadni és azokat a lehető leggyorsabban automatizáltan beilleszteni a belső ügyintézői folyamatba. Ezen képesség eléréséhez mind az iktatórendszert, mind a belső ügyviteli és szakrendszeri folyamatokat át kell alakítani. Ezen pillér keretében négy részfeladat azonosított:

  • Munkavállalókkal történő elektronikus kapcsolattartás a KÜNY tárhelyre történő kézbesítésen keresztül – eHR csatlakozás és iktatórendszer integráció.
  • Elektronikus kapcsolattartás a cégekkel cégkapura történő kézbesítésen keresztül.
  • KÜNY tárhelyre történő nagytömegű kézbesítés optimalizálása szakrendszerből, iktatórendszeren keresztül.
  • Iktatórendszer felkészítése több Hivatali kapu együttes kezelésére.

A fenti részfeladatok keretében az alábbi szakrendszerek és belső rendszerek esetében kerül sor az integráció megvalósítására:

  • Kontroller Dokumentumkezelő rendszer
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ)

- RNY:

Az e-ügyintézési törvény rendelkezéseinek tekintetében elmondható, hogy a Hivatal közel 50 szakrendszere és ezen szakrendszerekben működő közel 300 alkalmazása egyedi jogi szabályozás alapján kér személyes és kapcsolattartási adatokat a Hivatal ügyfeleitől, valamint egyedi jogi szabályozás és egyedileg megvalósított informatikai megoldásokon keresztül tart adatkapcsolatot ágazaton belüli és ágazaton kívüli szereplőkkel, szervezetekkel. A kapcsolódó rendszereknek továbbfejlesztésük révén képesnek kell lenniük fogadni és kezelni az ügyfelek (természetes és nem természetes személyek) RNY-ben tárolt rendelkezéseit, meghatalmazásait, illetve biztosítani a szükséges adatokat az ügyintézés részére. Ezen pillér keretében három részfeladat azonosított:

  • A Hivatal szakrendszereinek felkészítése gépi interfészen keresztül eseti és tömeges lekérdezések futtatására, így meghatározni az ügyfél alaprendelkezésének megfelelő kommunikációs módot és csatornát.
  • A Hivatal számára ügykatalógus kialakítása természetes személy és nem természetes személy ügyfelei részére elektronikus meghatalmazások tételére és ezen ügyek publikálása az RNY meghatalmazások ügykatalógusába.
  • A Hivatal szakrendszeri ügyintézői felkészítése eseti lekérdezéseket futtatni, amely segítségével ellenőrizhetik az ügyfelek által tett meghatalmazásokat.

A pályázat keretében az RNY e-közigazgatási szolgáltatáshoz való csatlakozásban az alábbi szakrendszerek érintettek:

  • Felsőoktatási Felvételi nyilvántartás (Felvi)
  • Magyar állami ösztöndíj nyilvántartó rendszer (HÖSZ)

A projekt várható eredményei:

  • Megvalósult csatlakozások a definiált központi szolgáltatásokhoz: SZEÜSZ-ökhöz, KEÜSZ-ökhöz. (3 db kötelező csatlakozás vagy interfész kapcsolat)
  • Tesztelt, éles üzemben működő csatlakozások vagy interfész adatszolgáltatás.
  • Az új működésnek megfelelően átalakított igazgatási folyamatok, módosított szabályzatok.
  • A csatlakozások eredményeképpen az ügyfél (állampolgárok, vállalkozások) által érzékelhető változásnak kell történnie az ügyintézési folyamatban, valamint növekednie kell az elektronikusan elindítható ügyek számának.