Folytatódott az e-ügyintézés fejlesztése az Oktatási Hivatalban – Eredményesen zárult a KÖFOP-1.2.2–VEKOP-18-2018-00003 projekt

Az Oktatási Hivatal (OH) bővítette elektronikus ügyintézési lehetőségeit: könnyebben, gyorsabban lehet a nemzetközi ifjúsági kedvezményre jogosító EYCA-kártyát igényelni, és egyszerűbben elérhetők a munkáltatói dokumentumok, szerződések, illetve határozatok, továbbá könnyebbé vált a meghatalmazások kezelése a felsőoktatási felvételi eljárásban. A fejlesztés az Oktatási Hivatal ügyintézési térbe való integrálása elnevezésű, KÖFOP-1.2.2-VEKOP-18-2018-00003 azonosítószámú projektben, az Európai Unió 30 millió forintos vissza nem térítendő támogatásával valósult meg 2017. január 2. és 2019. december 31. között.

Az OH négy célt tűzött ki a projekt megvalósítása során:

• elektronikus befizetési rendszer kialakítását (EFER), hogy ügyfelei a postai csekkes, átutalás vagy a postán vásárolható, majd a papíralapú kérelemre felragasztható illetékbélyeg használata helyett elektronikusan is elindíthassák az ügyintézést, majd a befizetést;
• biztonságos kézbesítési szolgáltatások bevezetése (BKSZ-HKP), hogy munkavállalóival és ügyfeleivel a hivatalos KÜNY-tárhelyen (Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás tárhelye, korábban Ügyfélkapu-tárhely) keresztül, elektronikusan tarthassa a kapcsolatot;
• csatlakozást a Rendelkezési Nyilvántartáshoz (RNY), hogy ügyfelei létrehozhassanak elektronikus meghatalmazásokat, valamit figyelembe vehesse az állampolgárok Ügyfélkapun keresztül megadott általános rendelkezéseit;
• csatlakozást az Összerendelési Nyilvántartáshoz (ÖNY), hogy az ügyintézés folyamán az ügyfelek közhiteles személyes adatait célhoz kötötten, az ügyfél közreműködése nélkül, automatikusan vehesse át a társhatóságoktól.

A projektben megvalósult fejlesztések

Elektronikus befizetési rendszer kialakítása

A fejlesztés célja az volt, hogy az ügyfelek bizonyos ügyeket elektronikusan is elindíthassanak, majd fizetési kötelezettségeiket, a korábbi lehetőségek megtartása mellett, az elektronikus ügyintézés során bankkártyával is teljesíthessék.
A projektben létrehozott Oktatási Fizetési Portálnak köszönhetően a nemzetközi ifjúsági kedvezményre jogosító kártya (European Youth Card – EYCA-kártya) igénylése, a hozzá kapcsolódó tájékoztatás és a díjfizetés is elektronikusan valósul meg. Ezzel az EYCA-kártya rendelésének ügyintézési ideje egyharmadával csökkent. Emellett az Oktatási Fizetési Portálon az ügyfelek már online, bankkártyával is befizethetik a Magyar Állami Ösztöndíj Nyilvántartó Rendszerbe küldött kérelmek illetékét.

Biztonságos kézbesítési szolgáltatások bevezetése

Az OH 2007 óta használ irat- és dokumentumkezelő rendszert, amelynek iratforgalma mostanra elérte az évi 200 000 példányt, az egyes szakrendszerek forgalma pedig ennek a többszörösét is. Az e-közigazgatási fejlesztések kapcsán megfogalmazódott az az elvárás, hogy az Oktatási Hivatal képessé váljon elektronikusan hitelesített dokumentumokat fogadni, majd azokat automatizáltan beilleszteni a belső ügyintézői folyamatba. Ehhez mind az iktatórendszert, mind a belső ügyviteli és szakrendszeri folyamatokat át kell alakítani. A projektben ehhez kapcsolódóan négy részfeladat valósult meg:

• elektronikus kapcsolattartás a munkavállalókkal a KÜNY-tárhelyre történő kézbesítésen keresztül – csatlakozás az eHR-hez és iktatórendszer-integráció;
• elektronikus kapcsolattartás a cégekkel a cégkapura történő kézbesítésen keresztül;
• a KÜNY-tárhelyre történő nagytömegű kézbesítés optimalizálása szakrendszerből, iktatórendszeren keresztül;
• az iktatórendszer felkészítése több hivatali kapu együttes kezelésére.

A fenti részfeladatok keretében az alábbi szakrendszerek és belső rendszerek integrációja valósult meg:

• Iktató- és Dokumentumkezelő Rendszer;
• Magyar Állami Ösztöndíj Nyilvántartó Rendszer.

A fejlesztés eredménye, hogy az OH hatékonyabb és gyorsabb kapcsolattartást biztosít munkavállalóinak, valamint a cégkapun keresztül partnereinek. Mindez kiváltja a szerződések, határozatok, egyéb dokumentumok személyes vagy postai ügyintézését, gyorsabb és költséghatékonyabb ügymenetet biztosítva.

Csatlakozás a Rendelkezési Nyilvántartáshoz

Az OH közel 50 szakrendszere és a szakrendszerekben működő közel 300 alkalmazás egyedi jogi szabályozás alapján kér személyes és kapcsolattartási adatokat az ügyfelektől, valamint egyedileg megvalósított informatikai megoldásokon keresztül tart adatkapcsolatot ágazaton belüli és ágazaton kívüli szereplőkkel, szervezetekkel. A projekt vállalása volt, hogy a Felsőoktatási Felvételi Nyilvántartás (Felvi) a fejlesztés eredményeként képes legyen fogadni és kezelni az ügyfeleknek a Rendelkezési Nyilvántartásban (RNY) tárolt rendelkezéseit, meghatalmazásait, illetve biztosítani a szükséges adatokat az ügyintézés során.

A projektben ehhez kapcsolódóan három részfeladat valósult meg:

• a Felvi felkészítése gépi interfészen eseti és tömeges lekérdezések futtatására, az ügyfél alaprendelkezésének megfelelő kommunikációs mód és csatorna meghatározására;
• ügykatalógus kialakítása annak érdekében, hogy az OH ügyfelei elektronikus meghatalmazásokat tehessenek, majd ezen ügyek publikálása az RNY-meghatalmazások ügykatalógusába;
• a Felvi szakrendszeri ügyintézőinek felkészítése eseti lekérdezések futtatására, amelyek segítségével ellenőrizhetik az ügyfelek által tett meghatalmazásokat.

A fejlesztés eredménye, hogy az ügyfelek online is létrehozhatnak a felsőoktatási felvételi eljáráshoz kapcsolódó meghatalmazást, és adataik ennek megfelelően hozzáférhetővé válnak az elektronikus ügyintézés során, ami jelentősen gyorsítja és egyszerűsíti az ügyintézést.

Csatlakozás az Összerendelési Nyilvántartáshoz

Az OH kliensként csatlakozott az Összerendelési Nyilvántartáshoz, és a projekt az alábbi eredményeket érte el ezzel kapcsolatban:

• az Oktatási Személyi Nyilvántartás szakrendszere automatikusan validálja vagy beszerzi az ügyfelek hibás vagy hiányos személyes adatait, azonosítóit, így nem szükséges azokat az ügyféltől újra bekérni;
• a Magyar Állami Ösztöndíj Nyilvántartó Rendszer automatikusan validálja az ügyfelek hibás személyes adatait vagy azonosítóit, így nem szükséges azokat az ügyféltől újra bekérni.