Tájékoztatás a FIR-ben tárolt személyes adatok kezeléséről

A Felsőoktatási Információs Rendszerben (a továbbiakban: FIR) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. §, szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja: Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (1) bekezdésének, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.) 19. § (1) bekezdésének megfelelően a felsőoktatással kapcsolatos állami hatáskörök gyakorlásához, a nemzetgazdasági szintű tervezéshez, továbbá a felsőoktatásban részt vevők jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez, az adatbiztonság biztosításához szükséges adatokat központi nyilvántartásban kell kezelni.

Az adatkezelés jogalapja: Jogszabályon alapuló adatkezelés, az Onytv. 4. § (1) bekezdés c) pontja, illetve (3) és (8) bekezdése, az Onytv. 3. melléklete, valamint az Nftv. 67. § (1) bekezdés a) pontja.

Az adatkezelésre jogosult személye: Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § d) pont alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

a) A felsőoktatási intézménytörzs (Onytv. 3. melléklet I. alcíme alapján)

a. az államilag elismert felsőoktatási intézmény

i. tisztségviselőinek – rektor, kancellár, gazdasági vezető, kollégiumi vezető, szakkollégium képviselője – oktatási azonosító száma, ennek hiányában családi és utóneve,

ii. közhasznú szervezetként való működés esetén a felügyelőbizottság tagjainak családi és utóneve és értesítési címe,

iii. az Nftv. 95/A. § (1) bekezdésében meghatározottak szerint fenntartott magán felsőoktatási intézmény esetén továbbá a fenntartó testület képviselőjének családi és utóneve, elérhetősége (telefon, e-mail);

b. a Magyarországon működő külföldi felsőoktatási intézmény magyarországi képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);

c. a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság, a Felsőoktatási Tervezési Testület, a Magyar Rektori Konferencia, a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája, a Doktoranduszok Országos Szövetsége, az Országos Doktori Tanács esetében a vezetőjének, felügyelő bizottsága tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;

d. a diákotthon vezetőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);
e. a közösségi felsőoktatási képzési központ képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail).

b) A hallgatói személyi törzs (Onytv. 3. melléklet IV. alcíme alapján)

a. oktatási azonosító szám, adóazonosító jel, társadalombiztosítási azonosító jel,

b. értesítési cím, telefonszám, elektronikus levélcím,

c. nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodásra jogosító okirat – a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány –, nemzetközi biztosítási okmány adata,

d. a Magyar igazolvány, Magyar hozzátartozói igazolvány adata,

e. a jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja, szünetelése,

f. a hallgató által folytatott képzés megnevezése, a képzés kezdő dátuma, megkezdésének módja, a képzés költségviselési formája és munkarendje, megkezdett félévek, a képzés befejezésének dátuma és indoka,

g. a képzés során, illetve azt megelőzően igénybe vett támogatási idő,

h. a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje,

i. a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adat,

j. a hallgatói kompetenciamérésre, annak eredményére vonatkozó adat,

k. a törzslap azonosító száma,

l. a szakmai gyakorlat teljesítésére, abszolutóriumra, záróvizsgára, komplex vizsgára, doktori védésre, nyelvvizsgára, korábban megszerzett oklevélre, hozott dokumentumra vonatkozó adat,

m. a kiadott okirat tartalmára és azonosítására vonatkozó adat,

n. a külföldi állampolgárságú hallgató miniszteri ösztöndíjára vonatkozó adat,

o. a képzés során megszerzett kreditek száma – ideértve az elismert krediteket is –,

p. kollégiumi elhelyezés esetén a kollégium megnevezése, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,

q. diákotthoni elhelyezés esetén a diákotthon megnevezése és OM azonosítója, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,

r. a kiadott oklevél, oklevélmelléklet adata:

i. az oklevéllel megszerzett szakképzettség megnevezése,

ii. az oklevél, oklevélmelléklet kelte,

iii. az oklevél aláírójának családi és utóneve,

iv. az oklevél, oklevélmelléklet kiállítására szolgáló nyomtatvány sorszáma,

v. a hallgató törzskönyvi száma,

vi. az oklevél, oklevélmelléklet nyelve,

vii. az oklevél, oklevélmelléklet egyéb adata,

s. az általa fizetett díjak és térítések adata,

t. hallgatói vagy lakhatási támogatás nyújtása esetén, ha az csecsemőgondozási díjban, gyermekgondozást segítő ellátásban, gyermeknevelési támogatásban, gyermekgondozási díjban, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban részesülés okán, vagy hátrányos helyzetére tekintettel jár, e díjak, támogatások adata,

u. a tanulmányai támogatása érdekében, a hallgató jogviszonyára tekintettel folyósított a Kormány által rendelettel alapított ösztöndíj adata,

v. a részére nyújtott pénzbeli juttatások adata,

w. a Diákhitel Központ által megítélt hitel fennálltára, típusára vonatkozó adat.

c) A felsőoktatási alkalmazotti személyi törzs (Onytv. 3. melléklet II. alcíme alapján)

a. oktatási azonosító szám,

b. értesítési cím,

c. végzettségi szint, szakképzettség, idegennyelv-tudás, tudományos fokozat,

d. a foglalkoztatási jogviszony típusa,

e. a foglalkoztatási jogviszony jellege, kezdete és vége,

f. a munkáltató – több esetén valamennyi munkáltató – megnevezése (intézményi azonosító száma),

g. munkakör, vezetői megbízás,

h. munkavégzés ideje,

i. az Nftv. 26. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozat,

j. az Nftv. 101. § (9) bekezdése szerinti díj,

k. az akadémiai tagság,

l. nyugdíjasként való foglalkoztatás ténye,

m. az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok,

n. doktori iskolai tagság.

Az adatok forrása: Az Onytv. 6. § (1) bekezdése és a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 25. § (6) bekezdése alapján a FIR-be a felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzs tekintetében a felsőoktatási intézmények; a felsőoktatási intézménytörzs tekintetében az Oktatási Hivatal, a fenntartó, a felsőoktatási intézmény és a diákotthon, a közösségi felsőoktatási képzési központ tekintetében annak képviselője közöl adatot. Az Onytv. 6. § (4) bekezdése alapján a hallgatói személyi törzs alrendszer részére továbbá a Diákhitel Központ, a Tempus Közalapítvány, valamint a Klebelsberg Központ szolgáltat adatot.

Az adatkezelés időtartama: Az Onytv. rendelkezéseivel összhangban, valamint az Infotv. 5. § (5) bekezdése alapján a felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzsben, illetve a felsőoktatási intézménytörzsben tárolt személyes adatok kezelését az Oktatási Hivatal háromévente vizsgálja felül.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei: Az Oktatási Hivatal a FIR-ben folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

A FIR-be az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult betekinteni, valamint az érintett a felsőoktatási információs rendszerben tárolt adatainak helyesbítését, - a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – zárolását, törlését az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.

A felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzsben, valamint a felsőoktatási intézménytörzsben vezetett adat helyesbítésére, továbbá - a kötelező adatkezelés kivételével - zárolására és törlésére az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség.

A kérelem a felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzs tekintetében az InformaciosRendszer.Felsooktatasi@oh.gov.hu e-mail-címen, a felsőoktatási intézménytörzs tekintetében pedig személyesen terjeszthető elő, e-mailen előzetesen egyeztetett időpontban az alábbi címen:
Szerv: Oktatási Hivatal
Szervezeti egység neve: Felsőoktatási Nyilvántartási Főosztály Felsőoktatási Engedélyezési és Nyilvántartási Osztály
Szervezeti egység címe: 1122 Budapest, Maros utca 19-21.
Szervezeti egység vezetője: dr. Fekete Zsolt főosztályvezető-helyettes
E-mail: FENYO_distrib@oh.gov.hu

Helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.

Az adatkezelés korlátozására, illetve az adatok törlésére csak akkor kerülhet sor, ha az Infotv. 19- 20. §-aiban meghatározott feltételek valamelyike fennáll.

Az információs rendszerbe történő betekintés, illetve az adatok helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5).

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések: Az Infotv. és a GDPR rendelkezéseivel összhangban adattovábbítás történhet az érintett hozzájárulása vagy jogszabályi felhatalmazása alapján.
Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszere, alrendszere személyes adatai célhoz kötötten egymás között átadhatók.

A felsőoktatási intézménytörzsben kezelt személyes adatok közérdekből nyilvános adatnak minősülnek (Infotv. 26. (2) bekezdése). Az Infotv. 26. § (1) bekezdése alapján a közérdekből nyilvános adatot erre irányuló igény alapján bárki megismerheti. Továbbá jogszabályi keretek között a közérdekből nyilvános adatokat honlapon közzétehetik (Infotv. 26. § (2) bekezdése).

Az Onytv. által meghatározott adattovábbítások:

a) A hallgatói személyi törzsből adatok továbbíthatók (Onytv. 7. § (19)-(24) bekezdései, valamint III. fejezete alapján):

a. A felsőoktatási intézménynek a vele hallgatói jogviszonyban álló személyre vonatkozó, a nála fennálló jogviszonyára vonatkozó valamennyi adat.

b. A Diákhitel Központnak a hallgatói hitelt igényelt személyekhez kapcsolódóan

i. a hallgatói hitelre való jogosultság vizsgálata, adatellenőrzés és a törlesztési kötelezettség fennállásának, illetve szünetelésének megállapítása céljából az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 1. pontja szerinti adatokból az oktatási azonosító száma és adóazonosító jele, az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 3., 5., 6. és 8. pontja szerinti adat minden folyamatban lévő képzésére vonatkozóan, valamint az Onytv. 2. § a)–j) pontja szerinti adatok,

ii. a hitelszerződésből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése során az ügyfelekkel való kapcsolattartás céljából az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 2. pontja szerinti adatok,

iii. a hallgatói hiteltartozások várható visszafizetésével kapcsolatos kockázatelemzés és a kockázati mérték szerinti ügyfélkezelés céljából az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 12. pontja szerinti adatok közül az abszolutóriumra vonatkozó adat, az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 15. pontja, a 18. pont 18.1. és 18.2. alpontja szerinti adat, az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 19. pontja szerinti adatokból a hallgató által önköltség címén az intézmény felé ténylegesen fizetendő összeg, valamint az Nftv. 82. § (1) bekezdés a) pontja alapján fizetendő térítési díj összege.

c. A Tempus Közalapítványnak a külföldi tanulmányokat segítő ösztöndíjra való jogosultság vizsgálata, a jogosultak és az államközi ösztöndíjak útján érkező külföldiek ösztöndíjszerződéséből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, az ilyen ösztöndíjasok nyomon követése céljából az ösztöndíjra pályázó vagy ösztöndíjas személyhez kapcsolódóan

i. az Onytv. 2. § a)–j) pontja szerinti adatok,

ii. az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 1., 2., 5., 6., 9., 14., 15., 16., 19., 21., 22. pontja, valamint 18. pont 18.1., 18.2. és 18.7. alpontja szerinti adatok,

iii. az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 12. pontja szerinti adatok közül az abszolutóriumra, záróvizsgára, komplex vizsgára és doktori védésre vonatkozó adatok.

d. A Klebelsberg Központnak a Klebelsberg Képzési Ösztöndíjjal kapcsolatos feladatai ellátásához kapcsolódóan

i. az Onytv. 2. § a)–f), h), i) és l) pontja szerinti adatok,

ii. a Felsőoktatási felvételi alrendszerből az Onytv. 3. melléklet III. alcím 7. pontja szerinti adatok közül a Klebelsberg Képzési Ösztöndíjjal érintett szakon elért felvételi pontszám,

iii. a Hallgatói személyi törzsből az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 5. pontja, – a képzés költségviselési formája és munkarendje adatának kivételével – 6. pontja szerinti adatok, 18. pont 18.1. és 18.2. alpontja szerinti adatok.

e. Az oktatásért felelős miniszter részére az ágazati irányítással összefüggő feladatok ellátása, a miniszteri hatósági jogkör gyakorlása céljából egyedileg vagy informatikai rendszer útján továbbított, illetve a közvetlenül hozzáférhetővé tett adatok.

f. Az idegenrendészeti hatóság részére a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvényben, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvényben meghatározott eljárása során az ügyfél által előadottak, illetve a jogszabályban foglalt feltételek fennállásának ellenőrzése céljából az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 5., 6., 15. pontja szerinti adat, valamint a 19. pontja szerinti adatok közül az önköltségre vonatkozó adat, azzal, hogy az idegenrendészeti hatóságnak a megkeresésben minden esetben pontosan meg kell határozni azt az adatkört amire a megkeresés vonatkozik.

b) A felsőoktatási alkalmazotti személyi törzsből adatok továbbíthatók (Onytv. 7. § (16) bekezdése alapján):

a. a fenntartónak a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges valamennyi adat;

b. a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottságnak a szakértői tevékenyég ellátásához szükséges valamennyi adat;

c. a felsőoktatási intézménynek az alkalmazottjával kapcsolatos adatok.

Az Onytv. 3. melléklet I., II. és IV. alcímében felsorolt adatok statisztikai célra felhasználhatók és azokat statisztikai felhasználás céljára a hivatalos statisztikai szolgálat – a Központi Statisztikai Hivatal – számára a hivatalos statisztikáról szóló 2016. évi CLV. törvény 28. §-ával összhangban a statisztikai cél előzetes igazolása alapján, az ahhoz szükséges mértékben, – az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 9., 10., 19., 20., 22. és 23. pontjában felsorolt adatok kivételével – egyedi azonosításra alkalmas módon, térítésmentesen át kell adni.

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem: Az Oktatási Hivatal gondoskodik a FIR-ben tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.

Nyomtatás