Tájékoztatás a FIR-ben tárolt személyes adatok kezeléséről

A Felsőoktatási Információs Rendszerben (a továbbiakban: FIR) tárolt személyes adatok tekintetében a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletben (továbbiakban: GDPR) 12. és 14. cikk, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 16. §, szerinti tájékoztatás.

Az adatkezelés célja: A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.) 19. § (1) bekezdése szerint a felsőoktatással kapcsolatos állami hatáskörök gyakorlásához, a nemzetgazdasági szintű tervezéshez, továbbá a felsőoktatásban részt vevők jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez szükséges adatokat központi nyilvántartás tartalmazza.

Az adatkezelés jogalapja: Jogszabályon alapuló adatkezelés, Nftv. 19. § , Nftv. 3. melléklet.

Az adatkezelésre jogosult személye: Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § d) pont alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

a) A felsőoktatási intézménytörzs (Nftv. 3. melléklet II/A. fejezete alapján)

a. a felsőoktatási intézmény

i. fenntartójának képviselője családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),

ii. tisztségviselőinek – rektor, rektorhelyettes, kancellár, gazdasági vezető, belső ellenőrzés vezetője, dékán, gazdasági tanács elnöke és tagjai, a szenátus tagjai, a konzisztórium tagjai, kollégiumi vezető, szakkollégium képviselője – családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),

iii. alap- és mesterképzése szakfelelősének családi és utóneve, oktatói azonosítója,

iv. közhasznú szervezetként való működés esetén a felügyelő bizottság tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;

b. a Magyarországon működő külföldi felsőoktatási intézmény

i. fenntartójának képviselője és magyarországi képviselője családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),

ii. tisztségviselői családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),

c. a MAB, a Felsőoktatási Tervezési Testület, a Magyar Rektori Konferencia, a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája és a Doktoranduszok Országos Szövetsége, Országos Doktori Tanács esetében

i. a vezető tisztségviselőjének, felügyelő bizottsága, felülvizsgálati bizottsága tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;

d. az Nftv. 67. § (3) bekezdés g) pontja szerinti diákotthon

i. fenntartójának képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail),

ii. vezetőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail)

e. az Nftv. 8. § (6) bekezdése szerinti megállapodás és az abban szereplő adatok,

f. az Nftv. 95/A. § (1) bekezdésben meghatározottak szerint fenntartott magán felsőoktatási intézmény esetén

i. a fenntartó testület elnökének családi és utóneve, elérhetősége (telefon, e-mail),

ii. a felsőoktatási intézmény rendszeres pénzügyi támogatását biztosító külföldi támogató képviselője, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail).

g. a közösségi felsőoktatási képzési központ képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail).

b) A hallgatói személyi törzs (Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1-2. pontjai, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 6. melléklet 1. pont 1.1. és 1.3. alpontjai alapján)

a. a hallgatói jogviszonnyal összefüggő adatok: a hallgató családi és utóneve, születési családi és utóneve, anyja születési családi és utóneve, születési helye és ideje, állampolgársága, neme, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe, telefonszáma, elektronikus levélcíme; nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat – külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány – megnevezése, száma; a jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja és módja; a hallgató által folytatott képzés megnevezése, finanszírozásának módja és munkarendje, megkezdett félévek, a hallgatói jogviszony szünetelésének ideje, a képzés befejezésének várható időpontja; a képzés során, illetve azt megelőzően igénybe vett támogatási idő; a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje; az előnyben részesítési követelmények teljesülésére vonatkozó adatok; a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adatok; a hallgatói kompetenciamérésre, annak eredményére vonatkozó adatok; a hallgató diákigazolványának sorszáma; a törzslap azonosító száma; a hallgató azonosító száma, adóazonosító jele, társadalombiztosító azonosító jele, a felvételi azonosító; a szakmai gyakorlat teljesítésére, az abszolutóriumra, a záróvizsgára (doktori védésre), a nyelvvizsgára, a korábban megszerzett oklevélre vonatkozó adatok; a kiadott okiratok tartalmára és azonosítására vonatkozó adatok; a külföldi állampolgárságú hallgató miniszteri ösztöndíjára vonatkozó adatok; a képzés során megszerzett, illetve elismert kreditek száma; kollégiumi elhelyezés esetén a kollégium megnevezése, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye; diákotthoni elhelyezés esetén a diákotthon megnevezése és OM-azonosítója, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye;

b. a kiadott oklevél, bizonyítvány adatai: az igazolt szakképzettség, szakképesítés megnevezése; az oklevél, bizonyítvány kelte, aláíróinak neve; az oklevél, bizonyítvány kiállítására szolgáló nyomtatvány sorszáma; a hallgató törzskönyvi száma; az oklevél, bizonyítvány egyéb adatai; oklevélmelléklet adatai;

c. a hallgatói pályakövetéssel kapcsolatos adatok;

d. az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok;

e. a hallgató által fizetett díjak és térítések adatai;

f. hallgatói támogatásban, gyermekellátási segélyben, gyermekgondozási díjban, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban, lakhatási támogatásban részesülés esetén e támogatások adatai;

g. a hallgató tanulmányai támogatása érdekében, a hallgató jogviszonyára tekintettel folyósított – az Nftv. 85. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint a Kormány által rendelettel alapított – ösztöndíj adatai;

h. hozzájárulás esetén tárolt adatok: a hallgató telefonszáma, e-mail címe, egyéb elérhetősége; „Magyar igazolvány"-a, „Magyar hozzátartozói igazolvány"-a azonosítója és kiállítási dátuma.

c) Az alkalmazotti személyi törzs (Nftv. 3. melléklet II/B. fejezet 1-2. pontjai, valamint a Vhr. 6. melléklet 1. pont 1.2. alpontja alapján)

a. családi és utónév, nem, születési családi és utónév, születési hely és idő, anyja születési családi és utóneve, állampolgárság, azonosító szám;

b. lakóhely, tartózkodási hely, értesítési cím;

c. munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra, megbízási jogviszonyra vonatkozó adatok: a munkáltató – több esetén valamennyi munkáltató – megnevezése (intézményi azonosító száma), végzettségi szint, szakképzettség, szakképesítés, idegennyelv-tudás, tudományos fokozat, munkakör, vezetői megbízás, munkavégzés ideje, kutatói tevékenység, tudományos munka, művészeti alkotói tevékenység, azok eredményei, kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, az Nftv. 26. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozat;

d. az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok;

e. doktori iskolai tagság;

f. oktatói tevékenységét mely szak, szakok képzése keretében folytatja;

g. hozzájárulás esetén tárolt adatok: az oktató, kutató, tanár telefonszáma, e-mail címe, egyéb elérhetősége.

Az adatok forrása: Az Nftv. 19. § (3) bekezdése és a Vhr. 25. § (6) bekezdése alapján a FIR-be az alkalmazottak és a hallgatói, doktorjelölti személyi nyilvántartás tekintetében a felsőoktatási intézmények; a felsőoktatási intézményi nyilvántartás tekintetében az Oktatási Hivatal, a fenntartó, a felsőoktatási intézmény és a diákotthon, a közösségi felsőoktatási képzési központ tekintetében annak képviselője közöl adatot. Továbbá az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 2. pontja alapján a hallgatók és az alkalmazottak személyiadat- és lakcímnyilvántartásban szereplő természetes személyazonosító adatait, lakcímét, állampolgárságát, illetve ezen adatok változását, valamint a természetes személynek a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból kikerülése okát és időpontját a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szerv részére a személyiadat- és lakcímnyilvántartást kezelő szerv küldi meg.

Az adatkezelés időtartama: Az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 4. pontja szerint a hallgatói nyilvántartásban adatot a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított nyolcvan évig lehet kezelni, az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottnak az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 3. pontja szerint az információs rendszerben adatot az érintett foglalkoztatásának megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba. Az Infotv. 5. § (5) bekezdésével összhangban a felsőoktatási intézménytörzsben tárolt személyes adatok kezelését az Oktatási Hivatal háromévente vizsgálja felül.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei: Az Oktatási Hivatal a FIR-ben folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben, meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

Az Nftv. 3. melléklet III. fejezet 1. pontjával összhangban a FIR-be az érintett - saját adatai tekintetében - jogosult betekinteni, valamint az érintett a felsőoktatási információs rendszerben tárolt adatainak helyesbítését, - a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – zárolását, törlését az alkalmazottak és a hallgatói, doktorjelölti személyi nyilvántartás tekintetében az adatot szolgáltató felsőoktatási intézménytől, a felsőoktatási intézményi nyilvántartás esetén pedig az Oktatási Hivataltól jogosult kérni.

A felsőoktatási intézményi nyilvántartásban vezetett adat helyesbítésére erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség. A kérelem személyesen terjeszthető elő, e-mailen előzetesen egyeztetett időpontban az alábbi címen:
Szerv: Oktatási Hivatal
Szervezeti egység neve: Felsőoktatási Nyilvántartási Főosztály Felsőoktatási Engedélyezési és Nyilvántartási Osztály
Szervezeti egység címe: 1122 Budapest, Maros utca 19-21.
Szervezeti egység vezetője: dr. Fekete Zsolt főosztályvezető-helyettes
E-mail: FENYO_distrib@oh.gov.hu

Az információs rendszerbe történő betekintés, illetve az adatok helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c. Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5).

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések:

a) A felsőoktatási intézménytörzsben kezelt személyes adatok közérdekből nyilvános adatnak minősülnek (Nftv. 67. § (1) bekezdés a) pontja, Infotv. 26. (2) bekezdése). Az Infotv. 26. § (1) bekezdése alapján a közérdekből nyilvános adatot erre irányuló igény alapján bárki megismerheti. Továbbá jogszabályi keretek között a közérdekből nyilvános adatokat honlapon közzétehetik (Infotv. 26. § (2) bekezdése)

b) A hallgatói személyi törzsből adatok továbbíthatók (Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 3. pontja, valamint III. fejezete alapján):

a. az érintett kérése, illetve írásbeli hozzájárulása esetén, az érintett egyidejű értesítése mellett;

b. a hallgatói jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás, illetőleg a hallgatói hitel jogszerű igénybevételének megállapítása céljából a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére;

c. az adatok pontosságának, teljességének, időszerűségének biztosítása céljából rendszeresen, valamint a diákigazolvány igénylés keretében a személyi és lakcímnyilvántartás szerve részére;

d. a bíróságnak, a rendőrségnek, az ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, az államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adat;

e. a nemzetbiztonsági szolgálatnak az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat;

f. a Diákhitel Központnak a hallgatói hitelt igényelt személyekhez kapcsolódóan

i. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. a) pont aa), ab), ac) és ad) alpontjai szerinti adatok – nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat tartózkodási jogot igazoló okmány megnevezése, száma kivételével –,

ii. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. e) pontból a hallgató által önköltség címén az intézmény felé ténylegesen fizetendő összeg a hallgatói hitelre való jogosultság, illetve ennek megszűnése vizsgálata, valamint a törlesztési kötelezettség fennállásának, illetve szünetelésének megállapítása céljából,

iii. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. a) pont al) alpontja szerinti adatok – a társadalombiztosítási azonosító jel, az adóazonosító jel, a felvételi azonosító, a 48/D. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozat azonosító száma kivételével – az ügyfelekkel történő kapcsolattartáshoz és a velük kapcsolatos ügyintézéshez a hitelszerződésből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése céljából,

iv. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. b) pont ba) és bb) alpontjai szerinti adatok – az oklevél, bizonyítvány aláíróinak neve kivételével –,

v. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. a) pont am) alpontjából az abszolutóriumra és a záróvizsgára (doktori védésre) vonatkozó adatok,

vi. az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. a) pont ap) alpontjában szereplő kétféle kreditszám összege a hallgatói hiteltartozások várható visszafizetésével kapcsolatos kockázatelemzéshez és a kockázati mérték szerinti ügyfélkezeléshez;

g. a magyar állami ösztöndíj feltételei teljesítésének nyilvántartásáért felelős szervnek a képzésre, a hallgatói jogviszonyra, az oklevélre, a hallgató értesítési adataira (telefonszám, elektronikus levélcím) vonatkozó adatok, valamint az Nftv. 3. melléklet II/C. fejezet 1. pont al) alpontban meghatározott adatok;

h. a társadalombiztosítási hatóságnak a társadalombiztosítási ellátásra való jogosultságot meghatározó adatok;

i. a felsőoktatási intézménynek a hozzá jelentkező és vele hallgatói jogviszonyban álló személyre vonatkozó valamennyi adat;

j. a felsőoktatási intézménynek a hozzá felvételre, átvételre került személyekre vonatkozó valamennyi adat;

k. a köznevelési információs rendszer felé a tanulói jogviszonnyal rendelkező személyekre vonatkozó valamennyi adat;

l. a miniszter által vezetett minisztériumnak a statisztikai célú adatszolgáltatáshoz szükséges valamennyi adat.

c) Az alkalmazotti személyi törzsből adatok továbbíthatók (Nftv. 3. melléklet II/B. fejezet 3. pontja, valamint III. fejezete alapján):

a. az érintett kérése, illetve írásbeli hozzájárulása esetén, az érintett egyidejű értesítése mellett;

b. az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott részére;

c. az adatok pontosságának, teljességének, időszerűségének biztosítása céljából rendszeresen, valamint a diákigazolvány igénylés keretében a személyi és lakcímnyilvántartás szerve részére;

d. a társadalombiztosítási, illetmény és munkabér vagy más juttatás kifizetőhelyének (minden olyan adat, amely az illetmény, munkabér vagy más juttatás, jogosultság megállapításához, igénybevételéhez szükséges);

e. a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek (a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok);

f. a nemzetbiztonsági szolgálatnak (az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat);

g. a fenntartónak (a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges valamennyi adat);

h. a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottságnak (a szakértői tevékenyég ellátásához szükséges valamennyi adat);

i. a felsőoktatási intézménynek (az alkalmazottjával kapcsolatos minden adat); továbbá

j. a köznevelési információs rendszernek (az 1. a) és b) pont szerinti adat annak biztosítása érdekében, hogy egy személynek csak egy azonosító száma legyen).

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem: Az Oktatási Hivatal gondoskodik a FIR-ben tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.

Nyomtatás