Tájékoztatás a FIR-ben tárolt személyes adatok kezeléséről

Az adatkezelés célja: Az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény (továbbiakban: Onytv.) 1. § (1) bekezdésének, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.) 19. § (1) bekezdésének megfelelően a felsőoktatással kapcsolatos állami hatáskörök gyakorlásához, a nemzetgazdasági szintű tervezéshez, továbbá a felsőoktatásban részt vevők jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez, az adatbiztonság biztosításához szükséges adatokat központi nyilvántartásban kell kezelni.

Az adatkezelés jogalapja: Jogszabályon alapuló adatkezelés, az Onytv. 4. § (1) bekezdés c) pontja, illetve (3) és (8) bekezdése, az Onytv. 3. melléklete, valamint az Nftv. 67. § (1) bekezdés a) pontja.

Az adatkezelésre jogosult személye: Oktatási Hivatal az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § d) pont alapján.

Az érintettek és a kezelt adatok köre:

a)      A felsőoktatási intézménytörzs az alábbi – 2006. február 1-jén, illetve az ezt követően fennálló – személyes adatokat tartalmazza (Onytv. 3. melléklet I. alcíme alapján):

  • 1. az államilag elismert felsőoktatási intézmény
  • 1.1. fenntartójának, tulajdonosának neve, székhelyének címe,
  • 1.2. tisztségviselőinek – rektor, kancellár, gazdasági vezető, kollégiumi vezető, szakkollégium képviselője – családi és utóneve,
  • 1.3. közhasznú szervezetként való működés esetén a felügyelőbizottság tagjainak családi és utóneve és értesítési címe,
  • 1.4. magán felsőoktatási intézmény jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységének – ide nem értve az Nftv. 14. § (3) bekezdése szerinti, törvény alapján jogi személyiségű szervezeti egységként működtetett köznevelési intézményt, szakképző intézményt – teljes neve, címe, képviselőjének családi és utóneve,
  • 1.5. duális képzéssel, hallgatók számára szálláshely biztosításával, valamint az Nftv. 78. § (1) bekezdése szerinti külföldi székhelyen kívüli képzési helyen történő működéséhez szükséges képzési helyszín biztosításával kapcsolatos együttműködési megállapodásairól az együttműködő egyéni vállalkozó neve, címe, adószáma.
  • 2. a Magyarországon működő külföldi felsőoktatási intézmény
  • 2.1. fenntartójának neve, székhelyének címe,
  • 2.2. magyarországi képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);
  • 2.3. magyarországi képzési helyen történő működéséhez szükséges képzési helyszín biztosításával kapcsolatos együttműködési megállapodásairól az együttműködő egyéni vállalkozó neve, címe, adószáma.
  • 3. a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság, a Felsőoktatási Tervezési Testület, a Magyar Rektori Konferencia, a Hallgatói Önkormányzatok Országos Konferenciája, a Doktoranduszok Országos Szövetsége, az Országos Doktori Tanács esetében
  • 3.1. a szervezet neve, székhelye,
  • 3.2. a vezetőjének, felügyelő bizottsága tagjainak családi és utóneve és értesítési címe;
  • 4. a diákotthon
  • 4.1. fenntartójának neve, székhelyének címe,
  • 4.2. vezetőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail);
  • 5. a közösségi felsőoktatási képzési központ képviselőjének családi és utóneve, értesítési címe, elérhetősége (telefon, e-mail).

b)      A hallgatói személyi törzs a 2006. február 1-jén folyamatban lévő, illetve az ezt követően létesített hallgatói vagy doktorjelölti jogviszonnyal rendelkezők, valamint a 2006. február 1-jén vagy azután oklevelet szerzett személyek alábbi személyes adatait tartalmazza (Onytv. 3. melléklet IV. alcíme alapján):

  • 1. oktatási azonosító száma, adóazonosító jele, társadalombiztosítási azonosító jele,
  • 2. értesítési címe, elektronikus levélcíme,
  • 3. nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodásra jogosító okirat – a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány –, nemzetközi biztosítási okmány adata,
  • 4. a Magyar igazolvány, Magyar hozzátartozói igazolvány adata,
  • 5. a jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja, szünetelése,
  • 6. a hallgató által folytatott képzés megnevezése, a képzés kezdő dátuma, megkezdésének módja, a képzés költségviselési formája és munkarendje, megkezdett félévek, a képzés befejezésének dátuma és indoka,
  • 7. a képzés során, illetve azt megelőzően igénybe vett támogatási idő,
  • 8. a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje,
  • 9. a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adat,
  • 10. a hallgatói kompetenciamérésre, annak eredményére vonatkozó adat,
  • 11. a törzslap azonosító száma,
  • 12. a szakmai gyakorlat teljesítésére, abszolutóriumra, záróvizsgára, komplex vizsgára, doktori védésre, nyelvvizsgára, korábban megszerzett oklevélre, hozott dokumentumként bemutatott oklevélre és felsőfokú szakképzésben szerzett bizonyítványra vonatkozó adat, érettségi bizonyítványra, valamint a középiskolai tanulmányokra vonatkozó egyes adat,
  • 13. a külföldi állampolgárságú hallgató miniszteri ösztöndíjára vonatkozó adat,
  • 14. a képzés során megszerzett kreditek száma – ideértve az elismert krediteket is –,
  • 15. kollégiumi elhelyezés esetén a kollégium megnevezése, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,
  • 16. diákotthoni elhelyezés esetén a diákotthon megnevezése és OM azonosítója, az adott félévre vonatkozó elhelyezés ténye,
  • 17. a kiadott oklevél, oklevélmelléklet adata:
  • 17.1. az oklevéllel megszerzett szakképzettség megnevezése,
  • 17.2. az oklevél, oklevélmelléklet kelte,
  • 17.3. az oklevél aláírójának családi és utóneve,
  • 17.4. az oklevél, oklevélmelléklet kiállítására szolgáló nyomtatvány sorszáma,
  • 17.5. a hallgató törzskönyvi száma,
  • 17.6. az oklevél, oklevélmelléklet nyelve,
  • 17.7. az oklevél, oklevélmelléklet egyéb adata,
  • 18. az általa fizetett díjak és térítések adata,
  • 19. hallgatói vagy lakhatási támogatás nyújtása esetén, ha az csecsemőgondozási díjban, gyermekgondozást segítő ellátásban, gyermeknevelési támogatásban, gyermekgondozási díjban, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban részesülés okán, vagy hátrányos helyzetére tekintettel jár, e díjak, támogatások adata,
  • 20. a tanulmányai támogatása érdekében, a hallgató jogviszonyára tekintettel folyósított a Kormány által rendelettel alapított ösztöndíj adata,
  • 21. a részére nyújtott pénzbeli juttatások adata,
  • 22. a Diákhitel Központ által megítélt hitel fennálltára, típusára, valamint kötött felhasználású hitel esetén a hallgató által igényelt diákhitel összegére, a hitelszerződés számára, a felsőoktatási intézmény részére átutalt összegre és az átutalás dátumára vonatkozó adat.
  • a. oktatási azonosító szám, adóazonosító jel, társadalombiztosítási azonosító jel,

c)      A felsőoktatási alkalmazotti személyi törzs a 2006. február 1-jén folyamatban lévő, illetve az ezt követően létesített alkalmazotti jogviszonnyal rendelkező személyek alábbi személyes adatait tartalmazza (Onytv. 3. melléklet II. alcíme alapján):

  • 1. oktatási azonosító szám,
  • 2. értesítési cím, elektronikus levélcím,
  • 3. végzettségi szint, szakképzettség, idegennyelv-tudás, tudományos fokozat,
  • 4. a foglalkoztatási jogviszony típusa,
  • 5. a foglalkoztatási jogviszony jellege, kezdete és vége,
  • 6. a munkáltató – több esetén valamennyi munkáltató – megnevezése (intézményi azonosító száma),
  • 7. munkakör, vezetői megbízás,
  • 8. munkavégzés ideje,
  • 9. az Nftv. 26. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozat,
  • 10. az Nftv. 101. § (9) bekezdése szerinti díj,
  • 11. az akadémiai tagság,
  • 12. nyugdíjasként való foglalkoztatás ténye,
  • 13. az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok.

Az adatok forrása: Az Onytv. 6. § (1) bekezdése és a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 25. § (6) bekezdése alapján a FIR-be a felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzs tekintetében a felsőoktatási intézmények; a felsőoktatási intézménytörzs tekintetében az Oktatási Hivatal, a fenntartó, a felsőoktatási intézmény és a diákotthon, a közösségi felsőoktatási képzési központ tekintetében annak képviselője közöl adatot. Az Onytv. 6. § (4) bekezdése alapján a hallgatói személyi törzs alrendszer részére továbbá a Diákhitel Központ, a Tempus Közalapítvány, valamint a Klebelsberg Központ szolgáltat adatot.

Az adatkezelés időtartama: Az Onytv. 3/B. §-a alapján a felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzsben, illetve a felsőoktatási intézménytörzsben tárolt személyes adatokat az oktatási nyilvántartásba történő legelső bejegyzést követő nyolcvanadik év utolsó napjával, elhunyt személy esetén a halál tényének az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv tudomására jutásától számított ötödik év utolsó napjával az Oktatási Hivatal törli.

Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei: Az Oktatási Hivatal a FIR-ben folytatott adatkezelése során biztosítja a GDPR-ban, valamint az Infotv.-ben meghatározott alapelvek, továbbá az érintettek jogainak érvényesülését.

Az Onytv. 4/A. § a) és b) pontja alapján az érintett a felsőoktatási alkalmazotti, illetve – az Onytv. 3. melléklet IV. rész 23. pontja szerinti adatok kivételével – a hallgatói személyi törzsben tárolt, személyes adatok helyesbítését, az adatkezelés korlátozását, az adatot szolgáltató felsőoktatási intézménytől, a Tempus Közalapítványtól vagy a Klebelsberg Központtól, valamint az Onytv. 3. melléklet IV. rész 23. pontja szerinti személyes adatainak helyesbítését, az adatkezelés korlátozását az adatot szolgáltató Diákhitel Központtól jogosult kérni.

A felsőoktatási intézménytörzsben vezetett adatok helyesbítésére, továbbá - a kötelező adatkezelés kivételével - zárolására és törlésére az erre irányuló kérelem benyújtásával – személyazonosítást követően – van lehetőség. A kérelem személyesen terjeszthető elő, e-mailen előzetesen egyeztetett időpontban az alábbi címen:

Szerv: Oktatási Hivatal

Szervezeti egység neve: Felsőoktatási Nyilvántartási Főosztály Felsőoktatási Engedélyezési és Nyilvántartási Osztály

Szervezeti egység címe: 1122 Budapest, Maros utca 19-21.

Szervezeti egység vezetője: dr. Fekete Zsolt főosztályvezető-helyettes

E-mail: FENYO_distrib@oh.gov.hu

A felsőoktatási intézménytörzs tekintetében helyesbítésnek csak akkor van helye, ha az érintett a pontos, helytálló, illetve hiánytalan személyes adatokat bocsátja rendelkezésére, illetve a rendelkezésére bocsátott személyes adatok valódisága kétséget kizáróan megállapítható.

A felsőoktatási intézménytörzsben az adatkezelés korlátozására, illetve az adatok törlésére csak akkor kerülhet sor, ha a GDPR 18. és 19. cikkében (Infotv. 19- 20. §) meghatározott feltételek valamelyike fennáll.

A felsőoktatási intézménytörzsben szereplő adatok elérhetők a firgraf.oh.gov.hu oldalon, mint közérdekből nyilvános adatok.

A felsőoktatási alkalmazotti és a hallgatói személyi törzsben kezelt adatok a www.magyarorszag.hu portálon az Ügyfélkapu szolgáltatás segítségével - megfelelő azonosítás után - folyamatosan hozzáférhetőek és ellenőrizhetők az érintett személyeknek. A betekintő felület az ugyfelkapu.magyarorszag.hu oldal „Felsőoktatási Információs Rendszer” szolgáltatásán keresztül érhető el, tehát annak használatához valamely regisztrációs szervnél (bármelyik okmányirodában, kormányablakban, adóhatóság kiemelt ügyfélszolgálatain, egyes postai ügyfélszolgálatokon vagy külképviseleten) személyesen vagy elektronikusan, 2016. január 1-jét követően kiállított érvényes e-személyi igazolvánnyal az ugyfelkapu.gov.hu/regisztracio/regEszemelyi felületen szükséges regisztrálni az Ügyfélkapu szolgáltatásra. A www.magyarorszag.hu weboldalon elektronikusan elérhető ideiglenes (1 hónapig érvényes) regisztráció nem elegendő a FIR adatok megtekintéséhez. A szolgáltatás használatához szükséges a 11 számjegyű oktatási azonosítót is megadni.

Az információs rendszerbe történő betekintés, illetve a felsőoktatási intézménytörzsben az adatok helyesbítése, törlése minden esetben ingyenes.

Az érintett jogainak sérelme esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes bírósághoz fordulhat, valamint panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (www.naih.hu, 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11. Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.).

Az adattovábbításra vonatkozó rendelkezések: A GDPR és az Infotv. rendelkezéseivel összhangban adattovábbítás törvény felhatalmazása alapján történhet.

Az Onytv. 4. § (5) bekezdésének megfelelően az oktatási nyilvántartás egyes szakrendszerei, valamint annak egyes alrendszerei célhoz kötötten, álnevesített formában, szakpolitikai stratégiai döntés-előkészítés, elemzés, tervezés céljából összekapcsolhatók, továbbá az azokban kezelt adatok célhoz kötötten egymás között átadhatók.

A felsőoktatási intézménytörzsben kezelt személyes adatok közérdekből nyilvános adatnak minősülnek (Infotv. 26. § (2) bekezdése). Az Infotv. 26. § (1) bekezdése alapján a közérdekből nyilvános adatot erre irányuló igény alapján bárki megismerheti. Továbbá jogszabályi keretek között a közérdekből nyilvános adatokat honlapon közzétehetik (Infotv. 26. § (2) bekezdése).

Az Onytv. 4. § (5a) bekezdése szerint a felsőoktatási információs rendszerből az oktatási nyilvántartás működéséért felelős szerv által létrehozott, egyéni szinten, de személyazonosításra alkalmatlan módon meghatározott adatokat tartalmazó kutatói adatbázisok létrehozhatók. Az így létrehozott kutatói adatbázisok tudományos kutatási és statisztikai célból, célhoz kötötten átadhatók tudományos kutatási tevékenységet végző költségvetési szervnek.

Az Onytv. által meghatározott adattovábbítások:

  • a)      A hallgatói személyi törzsből adatok továbbíthatók (Onytv. 7. § (19)-(24) bekezdései, valamint III. fejezete alapján):
    • a. A felsőoktatási intézménynek a vele hallgatói jogviszonyban álló személyre vonatkozó, a nála fennálló jogviszonyára vonatkozó valamennyi adat.
    • b. A Hallgatói személyi törzsből továbbíthatók továbbá a Diákhitel Központnak a hallgatói hitelt igényelt személyekhez kapcsolódóan
      • i.     a hallgatói hitelre való jogosultság vizsgálata, adatellenőrzés és a törlesztési kötelezettség fennállásának, illetve szünetelésének megállapítása céljából az Onytv. 3. melléklet IV. rész 1. pontja szerinti adatokból az oktatási azonosító száma és adóazonosító jele, az Onytv. 3. melléklet IV. rész 3., 5., 6. és 8. pontja szerinti adat minden folyamatban lévő képzésére vonatkozóan, valamint a 2. § a)–j) pontja szerinti adatok,
      • ii.     a hitelszerződésből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése során az ügyfelekkel való kapcsolattartás céljából az Onytv. 3. melléklet IV. rész 2. pontja szerinti adatok,
      • iii.     a hallgatói hiteltartozások várható visszafizetésével kapcsolatos kockázatelemzés és a kockázati mérték szerinti ügyfélkezelés céljából az Onytv. 3. melléklet IV. rész 12. pontja szerinti adatok közül az abszolutóriumra vonatkozó adat, az Onytv. 3. melléklet IV. rész 15. pontja, a 18. pont 18.1. és 18.2. alpontja szerinti adat, az Onytv. 3. melléklet IV. rész 19. pontja szerinti adatokból a hallgató által önköltség címén az intézmény felé ténylegesen fizetendő összeg, valamint az Nftv. 82. § (1) bekezdés a) pontja alapján fizetendő térítési díj összege.
    • c. A Hallgatói személyi törzsből továbbíthatók továbbá a Tempus Közalapítványnak a külföldi tanulmányokat segítő ösztöndíjra való jogosultság vizsgálata, a jogosultak és az államközi ösztöndíjak útján érkező külföldiek, valamint a Hungary Helps Ügynökség Nonprofit Zrt.-nek az Ösztöndíjprogram Keresztény Fiataloknak elnevezésű ösztöndíjában részesülő külföldiek ösztöndíjszerződéséből eredő jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, az ilyen ösztöndíjasok nyomon követése céljából az ösztöndíjra pályázó vagy ösztöndíjas személyhez kapcsolódóan
      • i.     az Onytv. 2. § a)–j) pontja szerinti adatok,
      • ii.     az Onytv. 3. melléklet IV. rész 1., 2., 5., 6., 9., 14., 15., 16., 19., 21., 22. pontja, valamint 18. pont 18.1., 18.2. és 18.7. alpontja szerinti adatok,
      • iii.     az Onytv. 3. melléklet IV. rész 12. pontja szerinti adatok közül az abszolutóriumra, záróvizsgára, komplex vizsgára és doktori védésre vonatkozó adatok.
    • d. A Klebelsberg Központnak a Klebelsberg Képzési Ösztöndíjjal kapcsolatos feladatai ellátásához kapcsolódóan továbbíthatók
      • i.     az Onytv. 2. § a)–f), h), i) és l) pontja szerinti adatok,
      • ii.     a Felsőoktatási felvételi alrendszerből a 3. melléklet III. rész 7. pontja szerinti adatok közül a Klebelsberg Képzési Ösztöndíjjal érintett szakon elért felvételi pontszám,
      • iii.     a Hallgatói személyi törzsből az Onytv. 3. melléklet IV. rész 5. pontja, – a képzés költségviselési formája és munkarendje adatának kivételével – 6. pontja szerinti adatok, 18. pont 18.1. és 18.2. alpontja szerinti adatok.
    • e. A Hallgatói személyi törzsből továbbíthatók továbbá az oktatásért felelős miniszter részére az ágazati irányítással összefüggő feladatok ellátása, a miniszteri hatósági jogkör gyakorlása céljából egyedileg vagy informatikai rendszer útján továbbított, illetve a közvetlenül hozzáférhetővé tett adatok. Ezen adatokat az oktatásért felelős miniszter az adattovábbítástól számított öt évig kezeli.
    • f. A Hallgatói személyi törzsből továbbítható továbbá az idegenrendészeti hatóság részére a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvényben, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvényben meghatározott eljárása során az ügyfél által előadottak, illetve a jogszabályban foglalt feltételek fennállásának ellenőrzése céljából az Onytv. 3. melléklet IV. rész 5., 6., 15. pontja szerinti adat, valamint a 19. pontja szerinti adatok közül az önköltségre vonatkozó adat, azzal, hogy az idegenrendészeti hatóságnak a megkeresésben minden esetben pontosan meg kell határozni azt az adatkört amire a megkeresés vonatkozik.

b)      A felsőoktatási alkalmazotti személyi törzsből adatok továbbíthatók (Onytv. 7. § (16) bekezdése alapján):

  • a. a fenntartónak a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges valamennyi adat;
  • b. a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottságnak a szakértői tevékenyég ellátásához szükséges valamennyi adat;
  • c. a felsőoktatási intézménynek az alkalmazottjával kapcsolatos adatok.

Az Onytv. 3. melléklet I., II. és IV. alcímében felsorolt adatok statisztikai célra felhasználhatók és azokat statisztikai felhasználás céljára a hivatalos statisztikai szolgálat – a Központi Statisztikai Hivatal – számára a hivatalos statisztikáról szóló 2016. évi CLV. törvény 28. §-ával összhangban a statisztikai cél előzetes igazolása alapján, az ahhoz szükséges mértékben, – az Onytv. 3. melléklet IV. alcím 9., 10., 19., 20., 22. és 23. pontjában felsorolt adatok kivételével – egyedi azonosításra alkalmas módon, térítésmentesen át kell adni.

Az Oktatási Hivatal által folytatott adatkezelésről szóló általános adatkezelési tájékoztató az alábbi linken érhető el.

Adatvédelem: Az Oktatási Hivatal gondoskodik a FIR-ben tárolt személyes adatok biztonságáról; ennek érdekében a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi előírások érvényre juttatásához szükségesek. Az Oktatási Hivatal az általa kezelt adatokkal összefüggésben esetlegesen felmerülő adatvédelmi incidensek tekintetében minden esetben a GDPR és az Infotv. rendelkezéseit szem előtt tartva jár el.

Az Oktatási Hivatal hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata az alábbi linken tekinthető meg.

Nyomtatás

CÍMKÉK

fir