Hatékonyabb, egyszerűbb közigazgatás – a felsőoktatási ágazati nyilvántartás megújítása

következő oldal »

A Felsőoktatási Információs Rendszer (FIR) egy olyan elektronikus nyilvántartás, amely tartalmazza a felsőoktatási ágazat fenntartói, intézményi, foglalkoztatási, hallgatói és oktatói adatait. 2006-ban hozták létre, idén szeptembertől azonban megújított formában működik tovább.

Ennek kapcsán beszélgettünk Stéger Csillával, az Oktatási Hivatal Felsőoktatási Főosztályának vezetőjével, valamint Demcsákné dr. Ódor Zsuzsannával, a Felsőoktatási Információs Rendszerek Osztálya vezetőjével.

A FIR működése

A FIR intézményi törzse a felsőoktatási intézmények adatait tárolja, a személyi nyilvántartás pedig a hallgatói, kollégiumi, vendéghallgatói, doktorjelölti jogviszonyok, illetve az oktatók esetében a munkaviszony, közalkalmazotti, megbízási és szolgálati jogviszonnyal rendelkező személyek nyilvántartását biztosítja.

 

Miért volt szükség a FIR megújítására?

Stéger Csilla: A FIR idén szeptemberig olyan rendszer volt, amelynek voltak bizonyos gyerekbetegségei. Miután 2011 tavaszán átvilágítottuk, úgy ítéltük meg, hogy a hibák egy része nem, vagy nem biztonsággal javítható, ezért a rendszer megújítása mellett döntöttünk. Ezt követően elindult egy intézményi fórumozás, 2011 nyarára elkészült egy helyzetelemzés, majd őszre megszületett a FIR megújításáról szóló stratégia, amelyet az akkori felsőoktatási szakállamtitkár, az Oktatási Hivatal elnöke és az Educatio Nonprofit Kft. ügyvezetője hagyott jóvá. A stratégia alapján 2011 decemberében megkezdődött a fejlesztés, amelyet egy EKOP pályázaton nyert támogatásból finanszíroztunk. Idén szeptember 3-án az intézmények már a megújított FIR-ben kezdhették meg az adatfeltöltést.

Milyen az új FIR? Miben más, mint az elődje?

Stéger Csilla: Ez egy teljesen új rendszer, amelynek kevés kapcsolódása van  az előzőhöz. Az egyik fontos újítás az intézményi adatbeküldés módszerét érinti. A korábbi FIR ún. kérelemkezelő rendszer volt: az intézmény első alkalommal beküldte a kiinduló állapotot, majd utána már az ahhoz viszonyított változásokat. Ám ha a FIR nem fogadott el valamely változást az ellenőrzése során, akkor a megváltozott állapot nem épült be az adatbázisba. Ennek eredményeként amikor az intézmény legközelebb újra változtatási kérelmet küldött, már nem egyezett meg az intézményben és a FIR-ben lévő kiinduló helyzet, a FIR pedig nem tudta kezelni az újabb kérelmet. Ezért döntöttünk úgy, hogy egy teljesen új adatküldési filozófiára építjük a FIR2-t, amelynek lényege, hogy pillanatképet küld az intézmény a tanulmányi rendszerében tárolt adatokról. Bármikor tud küldeni egy teljes pillanatképet (az összes hallgató, oktató összes adatáról) vagy akár csak a megváltozott adatokat, ezek a küldött pillanatképek pedig egymásra rakódnak. Ha bármit javítanak az adatbázisban, egyszerűen újraküldik, és a javított adat beépül a FIR-be is. Nincs olyan helyzet, hogy az intézményi rendszerben tárolt és a FIR-be beküldött és tárolt adatok eltérnek egymástól.

A másik fontos változás az ellenőrzési szemléletben van. Az előző FIR-ben lévő ellenőrzési függvények néha okosabbak próbáltak lenni, és előfordult, hogy a FIR módosított az intézmény által küldött adatot – mert a szabályai szerint úgy gondolta helyesnek. Az új FIR szemlélete ezzel szemben az, hogy az intézményi adatot tisztelni kell. Amit az intézmény beküldött és digitálisan hitelesen aláírt, azért ő felel, az szent és sérthetetlen. Ha formailag megfelel a kritériumoknak – mondjuk a TAJ szám nem betűkből áll, hanem számokból, és megfelel az OEP által nyilvánosságra hozott számítási vagy ellenőrzési kódnak, akkor az TAJ szám –, akkor be kell épülnie.

Akkor ezentúl nem is ellenőrzi a FIR a beküldött adatokat, vagy csak másképp, mint eddig?

Stéger Csilla: Az ágazatnak az az érdeke, hogy a központi nyilvántartás tiszta legyen. Fontos, hogy kapjon visszajelzést az intézmény. Olyan ellenőrzési rendszert vezettünk be, amelyben ez megvalósul: ha az elemi megfelelőség megvan, beépül az adat a FIR-be, az intézmény pedig minden egyes beküldött adatról kap egy visszajelzést, státuszt. Ha megfelel a FIR ellenőrzési szabályainak, akkor zöld a státusz, ha pedig bármi miatt nem, akkor sárgát. A sárga státuszhoz kap az intézmény egy határidőt, hogy meddig kell javítania. A határidő attól függ, mennyire egyszerű a hiba: ha pl. elgépelt valamit és egyértelmű, hogy a születési dátum nem lehet 2025, akkor rövidebbet. Ha azonban a hallgatóval való egyeztetést igényel a javítás, akkor hosszabbat. A határidő lejárta után a sárga státuszból, ha az intézmény javította a hibát, zöld lesz, ha nem javította, akkor pedig piros.

Minden adat, amit az intézmények beküldenek, bekerül a FIR-be, miközben a FIR logikája arra irányul, hogy az intézményi tanulmányi rendszerekben lévő adatok is tisztuljanak. Nyilvánosságra hoztuk az ellenőrzési szabályokat, hogy mindenki tudja, mit és hogyan ellenőrzünk, és azzal is próbáljuk az intézmények munkáját támogatni, hogy azt is megmondjuk, mi miért hiba, hogyan lehet javítani, illetve azt is jelezzük, hogy az adott hibának mi a hatása más adatszolgáltatásokra vagy számításokra. Így tudja az intézmény mérlegelni, hogy mivel kezdi a javítást. Mondok példát: ha nem adja meg a hallgató TAJ számát, attól még a tanulmányairól tudhatunk mindent, ám az OEP-nek nem tudjuk lejelenteni a hallgatót, akinek így nem lesz egészségügyi ellátásra jogosultsága.

Nemcsak az lehet a hiba, hogy az intézmény rossz adatot küld, hanem – nagyon extrém, fiktív példát mondva – az is, ha a pl. a Semmelweis Egyetemnek nincs orvosképzése nyilvántartva. Ilyenkor nem tudja bejelenteni az orvos szakos hallgatóit, ezért a hallgatók FIR-beli státusza sárga lesz – ezt úgy kell javítania, hogy bejelenti az Oktatási Hivatalnak az orvosképzését, ekkor az intézménytörzsben változik az adatbázis, ami automatikusan javítja a hallgatók státuszát is. Az intézménynek tudnia kell, hogy az ő adatközlése miatt sárga vagy piros egy-egy státusz, vagy azért, mert az intézménytörzsben változott valami, vagy esetleg a személyi törzs és az intézménytörzs közti összefüggések, ellenőrzési szabályok változása miatt.

Milyen adatok vannak az intézménytörzsben? Ezek is olyan könnyen módosíthatók, javíthatók, mint a személyi törzsben lévők?

Stéger Csilla: Általában a személyi nyilvántartást szokták a FIR-nek hinni, de ez egy intézménytörzsi nyilvántartásra épül. Az intézménytörzs az összes felsőoktatási intézmény és a hozzájuk tartozó összes képzés elemi nyilvántartása. Az Oktatási Hivatal tölti, nem az intézmények. A FIR megújításakor figyeltünk arra, hogy rugalmas szerkezetű legyen, tudjon kezelni bármilyen képzési struktúrát. Emellett váljon eggyé a hatósági nyilvántartással, ne fordulhasson elő az, hogy ugyanannak a képzésnek kettő, három vagy akár több neve van: más néven hoz egy szak létesítéséről döntést a MAB (ahová az intézmények a szaklétesítési kérelmüket beadják), más név szerepel a képzési és kimeneti követelményekben, megint máson veszi nyilvántartásba az Oktatási Hivatal vagy épp megint más néven tartja nyilván az intézmény a saját tanulmányi rendszerében. Mostantól amint a képzési és kimeneti követelményt tartalmazó jogszabály megjelenik, az abban szereplő szaknév kerül be az intézménytörzsbe, amitől nem lehet eltérni. Ennek támogatására szeptembertől változott a nyilvántartásba vétel folyamata is: az intézmény egy elektronikus kérelemkezelő felületen indítja el a kérelmét. Itt bírálja el az Oktatási Hivatal, s küldi tovább a MAB-nak, ide érkezik vissza a MAB határozata, amit ugyanitt hagy jóvá az OH. Ezután legenerálódik a FIR intézménytörzsében a képzés nyilvántartásba vétele az adott intézménynél, így szerkeszthető lesz a felvételi tájékoztató kötetben a képzés és így tovább. Az intézmény pedig mindig látja, hol jár éppen a folyamat.

Az összes felsőoktatási intézmény minden adata, minden hallgató, oktató adatai – ezek tehát mind benne vannak a FIR-ben.

Stéger Csilla: Még nem, de benne lesznek. Nagyjából az intézmények fele szolgáltatott már adatot, vannak, akik már az összes adatukat beküldték. Három hete indult a FIR, és már közel negyedmillió hallgató szerepel benne. Az oktatói adatokat is elkezdte már közölni néhány intézmény, de egyelőre mindenki a hallgatókra koncentrál, ezt próbálják első körben rendezni. Egyelőre úgy tűnik, inkább a személyes adatokat küldik, a tanulmányokkal kapcsolatosakat (finanszírozottság, aktív/passzív félév) még csak kevesen. Mint említettem, nem vettük át az előző adatokat, hanem teljesen nulláról indultunk, így egyelőre azt mondhatjuk, hogy alakulóban van az ágazati nyilvántartás. Szándékaink szerint januárra az intézményi tanulmányi rendszerekben lévő adatok bekerülnek a FIR-be és megindul ezek tisztítása a FIR visszajelzései alapján.

Ha mindez elkészül, végre lehetőség lesz ágazati szintű elemzéseket készíteni, lesz egy tükör a felsőoktatás helyzetéről. Az előző FIR nem ösztönözte az intézményeket a tanulmányi rendszerbeli adattisztításra, most viszont elindult ez a folyamat is. Sikerült olyan kérdésekre is választ kapniuk a FIR-en keresztül, amelyek korábban nem vagy nem teljesen voltak számukra egyértelműek. Ez lesz a FIR igazi hozadéka: egységes szabályok, amelyekhez minden intézmény alkalmazkodik, és ezáltal egységes és tiszta képet kapunk a felsőoktatásról.

Nyomtatás
következő oldal »