Az Apostille és miniszteri felülhitelesítés: külföldi felhasználásra szánt felsőoktatási iratok felülhitelesítése

I. ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÁS

Meghatározott okiratokat külföldi felhasználás céljából azon állam diplomáciai vagy konzuli felülhitelesítésével kell ellátni, ahol azt fel kívánják használni. Az 1961. október 5-i Hágai Egyezményt (a továbbiakban: Apostille-egyezmény) aláíró tagállamok a kölcsönös bizalomra építve az eljárás egyszerűsítése mellett döntöttek és elfogadják az okiratokat kiállító állam általi felülhitelesítést.

A felülhitelesítés során annak alapján, hogy az okiratot mely állam hatósága előtt kívánják felhasználni, megkülönböztethető az Apostille tanúsítvánnyal és a „klasszikus” miniszteri felülhitelesítéssel ellátandó okirat.

Egyes okiratokat az Apostille tanúsítvány kiállítását, illetve a miniszteri felülhitelesítést megelőzően közbenső felülhitelesítéssel is el kell látni.

A magyar központi államigazgatási szervek vagy közigazgatási hatósági jogkör gyakorlására törvényben vagy kormányrendeletben feljogosított szervezetek, köztestületek vagy személyek által kiállított okiratok felülhitelesítése hatósági tevékenység, mely a konzuli védelemről szóló 2001. évi XLVI. törvény alapján a külpolitikáért felelős miniszter feladata, aki e hatáskört a Konzuli és Állampolgársági Főosztály Felülhitelesítési Ügyfélszolgálatára delegálta.

Felsőoktatási intézmények által kiállított okiratok, dokumentumok

Magyarország államilag elismert (magyar) felsőoktatási intézményei által kiállított okiratok, dokumentumok (továbbiakban: irat) külföldi felhasználásához először közbenső felülhitelesítés szükséges, melyet az Oktatási Hivatal végez el, majd ezt követően az Apostille tanúsítvánnyal vagy miniszteri felülhitelesítéssel a Külgazdasági és Külügyminisztérium Konzuli és Állampolgársági Főosztályának Felülhitelesítési Ügyfélszolgálata látja el az iratot.

Magyarország területén engedéllyel működő külföldi felsőoktatási intézmény által kiállított iratot magyarországi hatóság nem hitelesíthet. Külföldi iratok vonatkozásában a kiállító hatóságokról ezen a linken lehet tájékozódni: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Köznevelési intézményben szerzett irat (pl. középiskolai bizonyítvány, érettségi bizonyítvány, iskolalátogatási igazolás) közbenső felülhitelesítésével kapcsolatban a Belügyminisztérium honlapján lehet tájékozódni:
https://kormany.hu/belugyminiszterium/elerhetosegek

A felülhitelesítésről további információ (pl. érintett jogszabályok, az Apostille-egyezményt aláíró országok listája, a teljes eljárás pontos menete) az alábbi linken található:

https://konzinfo.mfa.gov.hu/kulfoldi-felhasznalasu-okiratok

II. AZ OKTATÁSI HIVATAL KÖZBENSŐ FELÜLHITELESÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK

1. Ügyintézés

A közbenső felülhitelesítés technikailag az eredeti irat szabad felületén történik, olvasható bélyegzőlenyomattal és az arra jogosult személy aláírásával, valamint a keltezéssel.

Az eljárás során elsősorban a személyes ügyintézést javasoljuk, előzetes időpontfoglalás nem szükséges. Az ügyfélfogadás aktuális rendjéről az alábbi linken tájékozódhat: https://www.oktatas.hu/kapcsolat/kozponti_ugyfelszolgalat

Az eljárás díjmentes.

Postai úton (vagy futárszolgálattal) történő benyújtás során keletkezett sérülés vagy elvesztés esetén felelősséget nem tudunk vállalni. Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az Oktatási Hivatal a küldeményt akkor is csak postai úton tudja visszajuttatni (és kizárólag) a feladó részére, ha azt futárszolgálattal (UPS, GLS…stb.) küldte meg részünkre. Harmadik félnek történő továbbításra nincs mód.

Nem személyes ügyintézés esetén a további pontos és lényeges tudnivalókkal kapcsolatban még a küldemény megküldése előtt feltétlenül egyeztessen Ügyfélszolgálatunkkal a központi elérhetőségek valamelyikén.

Az irat tulajdonosa helyett érvényes és jogszerű meghatalmazással rendelkező személy is eljárhat, ilyen esetben a meghatalmazás eredeti példányának birtokában és bemutatásával lehet indítani a folyamatot.

Meghatalmazás minta (PDF) >>
Meghatalmazás minta (DOCX) >>

Az Oktatási Hivatal által a közbenső felülhitelesítéssel már ellátott iratot az ügyfél megkeresésére a Külgazdasági és Külügyminisztérium (Konzuli és Állampolgársági Főosztály Felülhitelesítési Ügyfélszolgálata) látja el az adott országgal kötött megállapodás és a Hágai egyezmény szerint ún. Apostille tanúsítvánnyal vagy eredeti bélyegzőlenyomatával és hivatalos aláírásával.

Erre vonatkozóan minden szükséges tudnivaló (ügyfélfogadás rendje, időpontfoglalás, fizetendő díj stb.) a Konzuli Szolgálat honlapján található, kérjük ezzel kapcsolatban itt tájékozódjon: https://konzuliszolgalat.kormany.hu/felulhitelesites

Javasoljuk, hogy kellő időben foglaljon időpontot, és gondoskodjon arról, hogy felülhitelesítendő iratán már szerepeljen az Oktatási Hivatal közbenső felülhitelesítése, amikor a Külgazdasági és Külügyminisztérium Ügyfélszolgálatán személyes ügyintézés céljából megjelenik.

2. A közbenső felülhitelesítés ügyintézési ideje

Ha a hitelesíteni kívánt irat formai, alaki és tartalmi jellemzői megfelelnek a követelményeknek (lásd 3.  pont), továbbá az irat közbenső felülhitelesítéséhez szükséges minden információ az Oktatási Hivatal rendelkezésére áll, akkor a közbenső felülhitelesítés a benyújtást követően azonnal elvégezhető.

Amennyiben a feltételek nem teljesülnek, akkor a hitelesítés nem történhet meg, szükséges lehet akár a dokumentum felsőoktatási intézmény által történő újbóli kibocsátása is.

Amennyiben az irat vizsgálata során – különösen a régebben (pl. 2006 előtt) kiállított dokumentumok esetében – annak hitelesítéséhez szükséges információk nem állnak maradéktalanul az Oktatási Hivatal rendelkezésére, a Hivatal az érintett felsőoktatási intézményt bevonja a folyamatba. Ebben az esetben az ügyintézési idő a felsőoktatási intézmény válaszadási idejétől is függ. Az eljáráshoz szükség van az ügyfél által kitöltött és aláírt kérelemre és  hozzájáruló nyilatkozatra , mely a linkekre kattintva tölthető le.

3. A hitelesítendő iratra vonatkozó fontos információk, formai és tartalmi követelmények

a)        Az Oktatási Hivatal hitelesítési záradékkal csak eredeti dokumentumot lát el, amelyen jól láthatóan szerepel a kiállító felsőoktatási intézmény hivatalos bélyegzője és aláírása, valamint a kiállítás dátuma.

b)       Hiteles másolat vagy másodlat esetében is kizárólag azok eredeti példánya fogadható el.

Hiteles másolat: Lehetőség van arra, hogy az irat tulajdonosa a közbenső felülhitelesítést az eredeti iratról készült hiteles másolatra kérje. A hiteles másolatot kizárólag az iratot kiállító felsőoktatási intézmény vagy annak jogutódja állíthatja ki és tartalmaznia kell a „Hiteles másolat” feliratot, a hitelesítési záradékot, keltezést, eredeti bélyegzőlenyomatot és hivatalos aláírást. Figyelem! Közjegyző által készített hiteles másolat erre a célra nem használható!

Másodlat: Ha az eredeti irat elveszett vagy megsemmisült, akkor arról ún. másodlatot az érintett felsőoktatási intézmény (vagy annak jogutódja) tud kiállítani. A másodlat alapvető követelménye, hogy az irattal tartalmában teljes mértékben meg kell egyeznie. Az eredeti iraton található minden adat és bejegyzés mellett a másodlaton szerepelnie kell egy másodlati záradéknak, a másodlat kiállítási dátumának, a kiállító szerv hivatalos pecsétjének és aláírásának. Az oklevél, oklevélmelléklet másodlat további követelménye, hogy a másodlat kiállításakor hatályos ún. biztonsági nyomtatványon kell kiállítani.

c) Személyes adatok az iraton: Az irat csak akkor látható el közbenső felülhitelesítéssel, amennyiben tartalmazza a tulajdonos neve mellett a pontos beazonosításhoz szükséges egyéb személyes adatokat is (pl. születési hely, idő) vagy ügyintézés során az ügyfél biztosítja ezeket az adatokat vagy más azonosításra alkalmas adatot.  Több oldalas irat esetén, megfelelő összefűzés vagy összetűzés mellett – lásd  e)  pont – a személyes adatok megjelenítése elegendő az irat (általában) első oldalán.
Javasoljuk, hogy az iraton szereplő személyes adatait annak átvételekor ellenőrizze!

d) Az irat kiállítója: Csak olyan irat látható el közbenső felülhitelesítéssel, amelyet magyarországi, államilag elismert felsőoktatási intézmény állított ki a vele jogviszonyban állt vagy álló természetes személy vonatkozásában. A (volt) hallgató által írt iratok, dokumentumok (pl. szakdolgozat)  nem, kizárólag az arról, a felsőoktatási intézmény által kiállított külön igazolás. Kétoldalú megállapodások (pl. bármilyen szerződés) hitelesítését közjegyző végezheti!

e) Több oldalas dokumentumok megfelelő összetűzése vagy fűzése

Ha a dokumentum több oldalból áll (pl. oklevélmelléklet, kreditigazolás stb.) akkor az csak abban az esetben látható el közbenső felülhitelesítéssel, ha megfelelő formában kerül szétválaszthatatlanul összefűzésre vagy összetűzésre.

A megfelelő eljárás azt jelenti, hogy a kiállító felsőoktatási intézmény az irat összes lapjának összefűzését vagy összetűzését olyan kiegészítő hitelesítéssel látja el (pl. vignetta vagy szalag és ezeket fedve bélyegzőlenyomat, aláírás), ami az irat esetleges szétbontása esetén mindenképpen megsérül, azaz az irat a kiegészítő hitelesítés sértetlenségével tudja igazolni az eredeti kiállításának tartalmát és formáját.

A megfelelő összefűzés (pl. oklevélmelléklet):

A lapok (ha van, akkor borítóval együtt) nemzeti színű szalaggal vannak összefűzve, a szalag egy vignettával van leragasztva a borító belső lapjára vagy az irat első lapjára. Az intézmény bélyegzőlenyomata részben a vignettán, részben a borító belső lapján vagy az irat első lapján látható. Ezek a bélyegzési módok tudják biztosítani, hogy az iratot nem lehet úgy szétszedni, hogy ne sérülne meg az eredetei bélyegzőlenyomat, illetve az irat lapja vagy borítója. Ha sérül az irat, akkor az már nem azonos az eredeti irattal, elveszti közokirat jellegét és az eredeti hitelesítését, arra a közbenső felülhitelesítés már nem helyehető el.

Minta a helyes fűzésre:

A megfelelő összetűzés (pl. kreditigazolás, transcript):

Tűzőkapoccsal összetűzött több oldalas irat sarka egy sarok elemmel – elöl-hátul – van összefogva majd ezzel együtt összetűzve. A vignetta ezen a sarok elemen és az irat utolsó lapján található, takarva a tűzőkapocs végeit. Erre a vignettára és az irat utolsó oldalára került a bélyegző lenyomata és akár egy aláírás is. A sarok elem nem kötelező, ebben az esetben az összetűzött irat sarkai vannak behajtva és erre került a tűzőkapocs végeit is takaró vignetta.

Minta egy helyes tűzésre:

Megfelelő összefűzés vagy összetűzés hiányában a közbenső felülhitelesítés oldalanként is elvégezhető, de csak abban az esetben, ha az irat minden egyes oldalán megtalálhatók a beazonosításra alkalmas személyes adatok, továbbá a felsőoktatási intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata és aláírása. (Felhívjuk ugyanakkor a figyelmet, hogy ilyen esetben a felülhitelesítés eljárás díját aláírás- és bélyegző lenyomatonként szükséges majd megfizetni a Külgazdasági és Külügyminisztériumban.)

4. Nem látható el közbenső felülhitelesítéssel az irat az alábbi formai vagy tartalmi hibák miatt:

• Az iratról hiányzik az eredeti bélyegzőlenyomat és/vagy az eredeti aláírás.
• Az irat nem eredeti példány, hanem másolat (fénymásolt, szkennelt példány).
• Az iratot annak kibocsátója elektronikus formában írta alá.
• Több oldalas és eredetileg összefűzött vagy összetűzött irat annak kiállítását követően szétválasztásra került, a fűzés vagy a tűzés, a vignetta, a bélyegzőlenyomat vagy a nemzeti színű zsinór, vagy maga az irat sérült.
• A benyújtott irat összefűzése vagy összetűzése nem az előírásoknak megfelelő, nem szétválaszthatatlan: az oldalak nincsenek megfelelően fűzve vagy tűzve, azaz az oldalak közül bármelyik sérülés nélkül kivehető, cserélhető vagy pótolható lenne.
• Közjegyző által kiállított hiteles másolat. (Felülhitelesítésre alkalmas hiteles másolatot csak az eredeti irat kibocsátója készíthet.)
• Az eredeti irathoz tűzött vagy fűzött (hivatalos) fordítás. Amennyiben a fordítás a végső felhasználáshoz szükséges, akkor azt a  teljes felülhitelesítési folyamatot követően kell elkészíttetni.